Bilanço ve beyanname düzenleme

Bilanço ve beyanname düzenleme, dönem içinde tutulan muhasebe kayıtlarının mali tabloya dönüştürülmesi ve bu tablolardan hareketle vergi beyannamelerinin hazırlanıp elektronik ortamda verilmesi işidir. Bu sayfada bilanço ile gelir tablosunun hazırlanması, geçici vergi dönemleri, yıllık gelir ve kurumlar vergisi beyannameleri, tahakkuk ve ödeme takibi, form bildirimleri ile düzeltme ve pişmanlık uygulamaları açıklanmaktadır. Anlatım, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu ve 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu çerçevesinde yürütülen işin adımlarını izler.

Bilanço ve gelir tablosunun hazırlanması

Mali tablolar, dönem kayıtlarının kapanışa hazırlanmasıyla başlayan bir çalışmanın sonucudur. Mizan üzerinden hesap bakiyeleri gözden geçirilir; stok, sabit kıymet, alacak ve borç kalemleri fiilî durumla karşılaştırılır. Değerleme ölçüleri uygulandıktan, amortisman ve karşılıklar hesaplandıktan sonra gelir tablosu hesapları kapatılır ve dönem sonucu belirlenir.

Bilanço, belirli bir tarihteki varlık ve kaynak yapısını gösterir; aktif tarafta dönen ve duran varlıklar, pasif tarafta kısa ve uzun vadeli yabancı kaynaklar ile öz kaynaklar yer alır. Gelir tablosu ise dönem içindeki brüt satış kârından faaliyet sonucuna, oradan da dönem net sonucuna uzanan kademeli yapıyı ortaya koyar. Her iki tablo da Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri ile belirlenen biçime göre düzenlenir.

Bu tablolar yalnızca beyanname eki değildir. Kredi başvurularında, ortaklar kurulu ve genel kurul çalışmalarında, teşvik ve ihale dosyalarında da aynı tablolar kullanıldığından, mali tablonun kaynağını oluşturan kayıt düzeninin tutarlı olması aranır. Tabloların hazırlanması, kayıtlardan ve dayanak belgelerden bilgi üretilmesini kapsar; 6102 sayılı Kanun uyarınca yapılan bağımsız denetim ise Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu'nca yetkilendirilen denetçilerin yürüttüğü ayrı bir faaliyettir.

Geçici vergi dönemleri

Ticari kazanç sahipleri (kazancı basit usulde tespit edilenler hariç), serbest meslek erbabı ve kurumlar vergisi mükellefleri, yıllık vergiye mahsuben dönem içinde geçici vergi öder. Geçici vergi, ilgili dönem sonu itibarıyla çıkarılan ara mali tablo üzerinden hesaplanır; bu nedenle her geçici vergi dönemi, küçük ölçekli bir dönem sonu çalışması anlamına gelir. Dönem sayısı ve beyan süreleri mevzuatta belirlendiğinden, takvim yürürlükteki düzenlemeye göre izlenir.

Ara dönem çalışmasında stok durumu, amortisman payları, kur değerlemesi, dönemsellik düzeltmeleri ile kanunen kabul edilmeyen giderlerin ayrımı gözden geçirilir. Varsa indirim ve istisnalar ile geçmiş yıl zararlarının mahsubu bu aşamada değerlendirilir. Beyanname, mevzuatta öngörülen süre içinde elektronik ortamda verilir.

Dönem içinde ödenen geçici vergiler, yıllık beyanname üzerinden hesaplanan vergiden mahsup edilir; tahakkuk ettiği hâlde ödenmemiş tutarlar mahsuba konu edilmez. Mahsup sonrası fazla ödenen tutarın iadesi veya diğer vergi borçlarına mahsubu, mükellefin talebiyle ve ilgili tebliğlerde belirlenen usule göre yürütülür.

Yıllık gelir ve kurumlar vergisi beyannameleri

Gerçek kişilerin ticari, zirai ve serbest meslek kazançları ile diğer gelir unsurları 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu kapsamında yıllık beyanname ile bildirilir. Sermaye şirketleri ve kanunda sayılan diğer kurumlar için ise 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu uyarınca kurumlar vergisi beyannamesi düzenlenir. Her iki beyannamede de bilanço ve gelir tablosu, matrah bildirimiyle birlikte sisteme aktarılır.

Ticari kazançtan vergi matrahına geçiş, doğrudan bir aktarım değildir. Kanunen kabul edilmeyen giderler matraha eklenir; istisna kazançlar, indirimler, geçmiş yıl zararları ve mevzuatta öngörülen diğer düzeltmeler ise ayrı satırlarda gösterilir. Bu nedenle ticari kâr ile mali kâr çoğu zaman aynı tutar değildir ve aradaki farkın kalem kalem açıklanabilir olması gerekir.

Beyannameye eklenen bilgiler yalnızca tablolarla sınırlı kalmaz. Ortaklara ilişkin bilgiler, bağış ve yardımlar, yatırım indirimi ve teşvik uygulamaları, yurt dışı kazançlar ile transfer fiyatlandırmasına ilişkin form ve ekler de beyannamenin parçası olabilir. Hangi ekin doldurulacağı, işletmenin dönem içindeki işlemlerine göre belirlenir.

e-Beyanname sistemi, tahakkuk ve ödeme takibi

Beyannameler, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın elektronik beyanname sistemi üzerinden gönderilir. Meslek mensubu aracılığıyla gönderim yapılabilmesi için mükellef ile aracılık ve sorumluluk sözleşmesinin bulunması ve sistem tanımlarının yapılmış olması gerekir. Beyannameyi imzalayan meslek mensubunun sorumluluğu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun mükerrer 227. maddesi çerçevesinde, beyannamedeki bilgilerin defter kayıtlarına ve bu kayıtların dayanağını oluşturan belgelere uygunluğuyla sınırlıdır.

Gönderim sonrasında beyannamenin onay bilgisi ve tahakkuk fişi sistemde oluşur. Tahakkuk fişi, ödenecek tutarı ve vade bilgisini gösteren belgedir; beyannamenin verilmiş olması ödemenin yapıldığı anlamına gelmez. Tahakkuk eden tutarlar işletmeye iletilir ve ödeme, mevzuatta öngörülen süre içinde anlaşmalı bankalar, İnteraktif Vergi Dairesi veya vergi dairesi vezneleri aracılığıyla gerçekleştirilir.

Ödeme takibinde şu noktalar izlenir:

• Aynı döneme ait birden fazla beyannamenin tahakkuklarının ayrı ayrı izlenmesi.
• Süresinde ödenmeyen tutarlar için gecikme zammı işlemesi ve borcun büyümesi.
• Vergi borcu bulunmadığına dair yazı gerektiren ihale, teşvik ve kredi başvurularında borç durumunun önceden kontrol edilmesi.
• Tecil, taksitlendirme veya yapılandırma imkânlarından yararlanılması hâlinde taksit vadelerinin takibi.

Form ve bildirim yükümlülükleri

Beyanname dışındaki bildirimler de dönemsel işin parçasıdır. Bilanço esasına tabi mükelleflerce verilen Form Ba ve Form Bs, mevzuatta belirlenen haddin üzerindeki mal ve hizmet alım ile satımlarının bildirimine ilişkindir; formlarda karşı tarafın vergi kimlik bilgisi, belge sayısı ve tutar bilgileri yer alır. Bildirime hangi belgelerin dahil edileceği elektronik belge uygulamalarının yaygınlaşmasına bağlı olarak tebliğlerle değiştiğinden, kapsam ilgili dönemde yürürlükte olan düzenlemeye göre belirlenir.

Form bildirimlerinde en sık karşılaşılan sorun, karşılıklı bildirimler arasındaki uyumsuzluktur. Satıcının bildirdiği tutar ile alıcının bildirdiği tutarın farklı olması, idarece izahat istenmesine yol açabilir. Farkın kaynağı çoğunlukla dönem kayması, iade ve iskonto belgelerinin farklı dönemde işlenmesi ya da belgenin muhasebeye geç ulaşmasıdır.

Kesinti yoluyla ödenen vergiler ile sigortalı bildirimlerinin yer aldığı Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi, katma değer vergisi beyannameleri, damga vergisi beyannamesi ve faaliyete göre değişen diğer bildirimler de aynı takvim içinde izlenir. Yükümlülük listesi mükellefiyet türüne göre belirlenir ve mükellefiyet değişikliğinde yeniden gözden geçirilir.

Düzeltme beyannamesi ve pişmanlıkla beyan

Verilmiş bir beyannamede sonradan hata veya eksiklik tespit edilirse düzeltme beyannamesi verilir. Düzeltme, ilk beyannamenin yerine geçen tam bir beyanname olarak hazırlanır ve düzeltme gerekçesi belirtilir. Matrahı artıran düzeltmelerde ek tahakkuk oluşur; matrahı azaltan düzeltmelerde ise düzeltme talebi ve iade süreci gündeme gelebilir.

Kanuni süresinde verilmemiş ya da eksik verilmiş beyanlar bakımından 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 371. maddesindeki pişmanlık ve ıslah hükümleri uygulanabilir. Pişmanlık talepli beyan, idarece herhangi bir tespit yapılmadan ve ihbar bulunmadan önce verildiğinde, kanunda öngörülen şartların yerine getirilmesi hâlinde vergi ziyaı cezası uygulanmaz; buna karşılık pişmanlık zammı hesaplanır ve ödemenin kanunda belirtilen süre içinde yapılması aranır.

Pişmanlık her beyan türü için mümkün değildir ve şartların oluşup oluşmadığı vaka bazında değerlendirilir. İzaha davet ile kanuni süresinden sonra beyan gibi başka usuller de bulunduğundan, hangi yolun kullanılacağı hatanın niteliğine ve zamanlamasına göre belirlenir. Uyuşmazlığın yargı aşamasına taşındığı hâllerde temsil avukatlık mevzuatı kapsamında olduğundan, burada anlatılan çalışma beyan, düzeltme ve idareye yapılan başvuruların hazırlanmasıyla sınırlıdır.

Süreç nasıl işler

Beyan çalışması, dönem kayıtlarının tamamlanmasıyla başlar ve tahakkukun işletmeye iletilmesiyle kapanır. Adımlar genel olarak şöyledir:

• Kayıtların kapatılması: dönem belgelerinin tamamının işlenmesi, banka, kasa ve cari hesap mutabakatlarının yapılması.
• Mizan kontrolü: hesap bakiyelerinin gözden geçirilmesi, ters bakiye ve açıklanamayan farkların araştırılması.
• Değerleme ve düzeltmeler: amortisman, kur değerlemesi, dönemsellik ayrımı, karşılıklar ve kanunen kabul edilmeyen giderlerin ayrıştırılması.
• Tablo üretimi: bilanço ve gelir tablosunun düzenlenmesi, önceki dönemle karşılaştırılması.
• Matrah çalışması: indirim, istisna ve mahsupların değerlendirilmesi, mali kârın hesaplanması.
• Beyanname hazırlığı: beyannamenin ve eklerinin doldurulması, işletmenin onayına sunulması.
• Gönderim ve tahakkuk: beyannamenin elektronik ortamda verilmesi, tahakkuk fişinin ve ödeme bilgisinin iletilmesi.

Beyan öncesinde tablo ve matrah çalışması işletmeyle paylaşılır; matrahı etkileyen ayrımlar ve tereddütlü kalemler bu aşamada değerlendirilir. Belgenin ya da bilginin beyan tarihinden sonra ulaşması düzeltme beyannamesi gerektirebileceğinden, dönem kapanışı belge akışıyla birlikte planlanır.

Gerekli belgeler

Mali tablo ve beyanname çalışmasında işletmeden istenen bilgi ve belgeler şunlardır:

• Döneme ait tüm alış, satış, gider ve hizmet belgeleri ile iade ve iskonto belgeleri.
• Dönem sonu stok sayım listeleri; üretim yapan işletmelerde maliyet ve üretim verileri.
• Banka hesap ekstreleri, kredi ve finansal kiralama sözleşmeleri, faiz ve komisyon dökümleri.
• Sabit kıymet listesi ile dönem içinde alınan, satılan veya hurdaya ayrılan kıymetlere ait belgeler.
• Bordro icmalleri, sigorta prim tahakkukları ve varsa teşvik dökümleri.
• Kira sözleşmeleri, stopaj bilgileri ve gayrimenkul alım satımına ilişkin belgeler.
• Şüpheli alacaklar için dava ve icra takibine ilişkin belgeler.
• Bağış ve yardım makbuzları, indirim ve istisnaya dayanak oluşturan belgeler.
• Ortaklara ilişkin bilgiler, sermaye ve pay değişikliği kararları, genel kurul belgeleri.
• Yıl içinde tevkif suretiyle ödenen vergilere ilişkin belgeler ile geçici vergi tahakkuk fişleri.

Gelirin birden fazla unsurdan oluştuğu hâllerde kira, menkul sermaye iradı, değer artış kazancı ve yurt dışı gelirlere ait bilgi ve belgeler de istenir. Belgelerin asılları, mevzuatta öngörülen saklama süresi boyunca işletmede muhafaza edilir.

Bilgi almak için

Mali tabloların kapsamı, beyanname yükümlülüklerinin belirlenmesi veya geçmiş bir dönemin düzeltilmesi hakkındaki sorular için iletişim sayfasındaki form üzerinden bilgilendirme talebi iletilebilir.