Bu sayfa, muhasebe kayıtlarının zamanında ve eksiksiz oluşturulabilmesi için büroya iletilmesi gereken belgeleri, bu belgelerin kayıt sürecindeki işlevini ve teslim düzenini açıklar. Aşağıdaki başlıklar yaygın belge türlerini kapsar; bir döneme ilişkin olarak istenecek belgeler mükellefiyet türüne ve işlemlerin niteliğine göre değişebilir.
Belge düzeninin kayıttaki yeri
Muhasebe kaydı, beyan edilen tutarın dayanağıdır; dayanağı oluşturan ise belgedir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, belgelerin şekline, düzenlenme zamanına ve kanuni defterlere kaydına ilişkin ödevleri belirler. Bir işlem belgesiz kaldığında yalnızca ilgili kayıt değil, döneme ilişkin mutabakat da eksik kalır.
3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu bakımından indirim hakkı, belgenin usulüne uygun düzenlenmiş olmasına ve kanuni defterlere kaydedilmesine bağlıdır. Bu nedenle geç ulaşan bir alış faturası yalnızca bir gecikme değildir; ilgili dönemde kullanılamayan bir indirim hakkı anlamına gelebilir. Mevzuatta belirlenen süre içinde kayda alınamayan belgeler bakımından indirim hakkının kaybı gündeme gelir.
Elektronik belge uygulamalarına dahil olan mükelleflerde belgelerin bir bölümü sistem üzerinden görülebilir. Buna karşılık kâğıt ortamında düzenlenen faturalar, gider pusulaları, sigorta poliçeleri, kira ödemelerine ilişkin belgeler ve benzeri evrak yalnızca işletme tarafından iletildiğinde kayda girebilir. Bu nedenle döneme ait belgelerin, düzenlendiği ortam ne olursa olsun bir arada teslim edilmesi esastır.
Satış ve alış belgeleri
- Mal alış faturaları
- Mal satış faturaları
- Günlük perakende satış Z raporları
- Aylık mali hafıza raporu
Alış ve satış faturaları, hem kazancın tespitinin hem de KDV hesabının temelini oluşturur. Perakende satış yapılan işletmelerde Z raporları ile aylık mali hafıza raporu, ödeme kaydedici cihaz üzerinden geçen hasılatın kayıtlarla karşılaştırılmasını sağlar. Günlük raporlardan biri eksik kaldığında aylık toplam ile cihaz raporu arasında fark oluşur ve bu farkın kaynağı sonradan aranmak zorunda kalınır.
Masraf ve tahsilat belgeleri
- Masraf faturaları ve belgeleri
- Tahsilat ve tediye makbuzları
Masraf belgeleri, giderin kazancın tespitinde dikkate alınabilmesi ve varsa KDV'sinin indirim konusu yapılabilmesi için gereklidir; belgesiz kalan bir ödeme kayda giremez. Tahsilat ve tediye makbuzları ise kasa ve cari hesap hareketlerinin izlenmesini sağlar. Makbuzun eksik kalması, kasa bakiyesinin fiilî durumu yansıtmamasına ve cari hesapların açık kalmasına yol açar.
Masraf belgesinin işletme adına ve işletmenin vergi kimlik bilgileriyle düzenlenmiş olması gerekir. Şahıs adına düzenlenmiş bir belge, ödeme işletme kaynağından yapılmış olsa dahi gider ve indirim bakımından aynı sonucu doğurmaz.
Banka ve POS hareketleri
- Banka hesap ekstreleri
- Banka kredi kartı ve POS ekstreleri
Banka ekstresi olmadan cari hesap mutabakatı yapılamaz. Hangi tahsilatın hangi faturaya ait olduğu, masraf ve komisyon kesintileri, havale ve EFT hareketleri ancak ekstre üzerinden eşleştirilebilir. POS ekstresi de benzer bir işlev görür: cihazdan geçen tutar ile bankaya aktarılan net tutar arasındaki komisyon ve valör farkları ekstre olmadan kayda alınamaz, POS hasılatı ile satış belgeleri arasındaki mutabakat tamamlanamaz. Kredi hesapları ile kredi kartı hesaplarına ilişkin faiz, komisyon ve banka tarafından yansıtılan masraf tutarları da dönem kaydına ancak ekstre üzerinden girer.
Teslim düzeni ve dönem kapanışı
Beyannameler dönem esasına göre verilir; bu nedenle bir döneme ait belgelerin, o döneme ilişkin beyan süresi dolmadan önce ve büroyla kararlaştırılan teslim düzeni içinde ulaşması gerekir. Belge, ait olduğu dönemin beyanı verildikten sonra ulaştığında kaydın kapanmış bir döneme sonradan eklenmesi gerekir. Bu durum çoğu zaman düzeltme beyannamesi verilmesini gerektirir; düzeltme ise ek bir işlem yükünün yanı sıra mevzuatta öngörülen usul sonuçlarını doğurur. Belgelerin dönem kapanışından önce toplu ve eksiksiz teslim edilmesinin istenmesinin nedeni budur.
Teslim sırasında aşağıdaki noktalara dikkat edilmesi kaydı kolaylaştırır:
- Belgeler ay ve tür bazında ayrılmış olarak verilir.
- E-fatura ve e-arşiv belgeleri dahil, döneme ait tüm belgeler birlikte iletilir.
- İptal edilen veya iadeye konu olan belgeler de eksiksiz gönderilir.
- Ulaşmamış ya da temin edilememiş bir belge varsa teslim sırasında bildirilir.
Belgelerin saklanması
Defter ve belgelerin saklanması ile yetkili makamlarca istenmesi hâlinde ibraz edilmesi, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu kapsamında mükellefin ödevidir ve bu ödev mevzuatta belirlenen süre boyunca sürer. Belgelerin muhasebeye teslim edilmiş olması saklama ödevini ortadan kaldırmaz; işletme tarafından da düzenli bir arşiv tutulması beklenir.
Teslim edilecek belgelerle ilgili tereddütlü bir durumda iletişim sayfasındaki bilgiler üzerinden bilgi alınabilir.