Çalışan özlük dosyası: hangi belgeler zorunlu, ne kadar saklanır?

Özlük dosyası, işverenin çalıştırdığı her işçi için ayrı ayrı tutmak zorunda olduğu, iş ilişkisinin kuruluşundan sona ermesine kadar üretilen belge ve kayıtları bir arada barındıran resmî dosyadır. Yükümlülüğün doğrudan dayanağı 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesidir; dosyanın içeriği ise yalnızca iş hukukundan değil, sosyal güvenlik, vergi ve kişisel verilerin korunması mevzuatından da beslenir. Aşağıda dosyaya girmesi gereken belgeler, saklama esasları, KVKK boyutu ve denetimlerde istenen evrak sırayla ele alınmaktadır.

Özlük dosyasının hukuki dayanağı ve işlevi

4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi işverene, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenleme ödevi yükler. Madde iki ayrı yükümlülüğü birlikte tanımlar: işçinin kimlik bilgilerinin yanında, kanun ve diğer mevzuat uyarınca düzenlenmesi gereken her türlü belge ve kaydın bu dosyada saklanması ve istendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterilmesi.

Dosyanın uygulamadaki asıl işlevi ispattır. İş yargısında ücretin ödendiğini, yıllık iznin kullandırıldığını, fazla çalışma karşılığının verildiğini, feshin geçerli veya haklı bir sebebe dayandığını ortaya koyma yükü büyük ölçüde işverendedir. Bu iddiaların tamamı belgeyle kanıtlanır; belgenin bulunduğu yer ise özlük dosyasıdır.

Bu nedenle dosyaya, ertelenebilir bir şekil ödevi olarak değil, delil arşivi olarak bakmak gerekir. Zamanında düzenlenmemiş, imzası alınmamış veya tarihsiz bir belge, sonradan tamamlanmaya çalışıldığında ispat gücünü büyük ölçüde yitirir.

Dosya kim için, nerede ve hangi biçimde tutulur

Özlük dosyası, iş sözleşmesinin türünden bağımsız olarak her işçi için tutulur. Belirli veya belirsiz süreli, tam veya kısmi süreli, çağrı üzerine çalışan, uzaktan çalışan ve deneme süresindeki işçi bakımından yükümlülük aynıdır. Aile bireylerinin sigortalı olarak çalıştırıldığı işyerlerinde de ayrı dosya düzenlenmesi gerekir.

Alt işveren ilişkisinde her işveren kendi işçisinin dosyasından sorumludur. Ancak asıl işverenin 4857 sayılı Kanun kapsamındaki müteselsil sorumluluğu dikkate alındığında, alt işveren işçilerine ait bordro, bildirge ve ödeme belgelerinin asıl işverence de takip edilmesi yerinde olur.

Dosyanın kâğıt ortamında tutulması zorunlu değildir; ancak ıslak imza taşıması gereken belgelerin asılları saklanmalıdır. Elektronik kayıtlarda güvenli elektronik imza, kayıtlı elektronik posta ve erişim yetkilendirmesi, belgenin sonradan değiştirilmediğini göstermek bakımından önem taşır. Asılların dosyada, taranmış nüshaların erişimi sınırlı dijital klasörde tutulduğu karma düzen yaygındır.

İşe giriş aşamasında dosyaya giren belgeler

İşe alım aşamasında toplanan belgeler, hem sigortalılığın tescili hem de çalışma koşullarının tespiti bakımından dosyanın çekirdeğini oluşturur. Bu aşamada tipik olarak şu belgeler bulunur:

• Kimlik bilgilerini gösteren belge ve işçinin beyanına dayalı adres bilgisi
• İş başvuru formu, özgeçmiş ve öğrenim durumunu gösteren belgeler
• İşin niteliği gereği mevzuatın aradığı hallerde sağlık raporu ve adli sicil kaydı
• Mesleki yeterlilik, ustalık, sürücü veya operatör belgesi gibi işin gerektirdiği yeterlilik belgeleri
• Askerlik durumunu gösteren belge ve varsa engelli ya da eski hükümlü statüsüne ilişkin belgeler
• Ücretin ödeneceği banka hesabına ilişkin bilgi ve bordroya esas beyanlar
• Teşvik uygulamalarına dayanak oluşturan İŞKUR kaydı ve benzeri belgeler

Gözden kaçan nokta, her belgenin her iş için istenemeyeceğidir. Adli sicil kaydı veya sağlık verisi yalnızca işin gerekleriyle bağlantılı olduğu ölçüde talep edilebilir; gereksiz belge toplamak kişisel veri yükümlülükleri bakımından başlı başına risk doğurur.

İş sözleşmesi ve ekleri

4857 sayılı Kanun'un 8. maddesi uyarınca süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı yapılması gerekir. Yazılı sözleşme bulunmayan hallerde ise işverenin, çalışma koşullarını, temel ücret ve varsa eklerini, ücret ödeme dönemini ve süresi belirli sözleşmelerde sürenin sona ermesini gösteren yazılı bir belgeyi işçiye vermesi aranır. Uygulamada bu ödev, sözleşmenin baştan yazılı düzenlenmesiyle karşılanır.

Sözleşmenin yanında ekler de dosyada yer alır: görev tanımı, iç yönetmelik veya disiplin yönergesinin tebliğ tutanağı, gizlilik taahhüdü, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu kapsamındaki rekabet yasağı anlaşması, zimmet tutanakları ve varsa uzaktan çalışma sözleşmesi.

Çalışma koşullarında esaslı değişiklik yapılması durumunda, 4857 sayılı Kanun'un 22. maddesi gereği değişikliğin yazılı olarak bildirilmesi ve işçi tarafından yazılı biçimde kabul edilmesi gerekir. Kabul yazısı bulunmayan bir görev yeri veya ücret değişikliği, sonradan feshin geçerliliğini tartışmalı hale getirir.

Sosyal güvenlik bildirimleri ve ücret kayıtları

5510 sayılı Kanun kapsamındaki bildirim belgeleri dosyanın ikinci temel katmanıdır. Sigortalı işe giriş bildirgesi, çalışma süresince verilen aylık prim ve hizmet bilgilerini içeren beyannameler, eksik gün bildirimine dayanak oluşturan belgeler, istirahat raporları ve iş kazası bildirimleri bu grupta yer alır.

Ücret tarafında ise 4857 sayılı Kanun'un 37. maddesi uyarınca düzenlenen ücret hesap pusulası esastır. Pusulada ücretin hesabına esas tüm unsurların ve yapılan kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Ücretin banka aracılığıyla ödenmesinin zorunlu olduğu işyerlerinde, ödeme dekontları bordroyu tamamlayan delildir; nakit ödeme yapılan hallerde ise imzalı pusula bulunmadığında ödemenin ispatı ciddi biçimde zorlaşır.

Bordroların dayanağı olan puantaj kayıtları, giriş çıkış verileri ile avans ve icra kesintilerine ilişkin yazışmalar da dosyada saklanmalıdır; bu kayıtlar fazla çalışma iddialarında ilk istenen belgelerdendir.

Çalışma süresince oluşan kayıtlar: izin, fazla çalışma, disiplin

Yıllık ücretli izin, 4857 sayılı Kanun'un 56. maddesi ve ilgili yönetmelik uyarınca kayda bağlanır. İşverenin, her işçinin iznini gösteren bir kayıt tutması ve izin kullanımının işçi imzasıyla belgelenmesi gerekir. İzin defteri, izin talep formu veya elektronik onay kayıtlarından hangisi kullanılırsa kullanılsın, kullanılan gün sayısının ve dönemin açıkça görülebilmesi aranır.

Fazla çalışma bakımından, 4857 sayılı Kanun'un 41. maddesi ve fazla çalışmaya ilişkin yönetmelik uyarınca işçinin yazılı onayının alınması gerekir. Onayın kapsamı ve yenilenme biçimi konusunda uygulamada farklı görüşler bulunsa da, onay belgesinin dosyada bulunmaması denetimlerde eleştiri konusu olur.

Disiplin sürecine ilişkin belgeler de bu katmanda toplanır: tutanaklar, savunma istem yazıları, işçinin yazılı savunması, uyarı ve kınama yazıları, tebliğ tutanakları. 4857 sayılı Kanun'un 19. maddesi, belirsiz süreli iş sözleşmesinin işçinin davranışı veya verimi ile ilgili sebeplerle feshinde savunma alınmasını arar. Savunma alınmadan yapılan fesih, sebep gerçek olsa dahi usul yönünden sakatlanabilir.

İş sağlığı ve güvenliği belgeleri

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında üretilen belgelerin bir bölümü işyeri düzeyinde, bir bölümü ise kişiye özgüdür. Kişiye özgü olanlar özlük dosyasında yer alır: işe giriş ve periyodik sağlık muayenesi raporları, iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerine katılım belgeleri, kişisel koruyucu donanım teslim tutanakları, işe özgü bilgilendirme ve talimat tebliğleri.

Risk değerlendirmesi ve acil durum planı gibi işyeri düzeyindeki belgeler ayrı bir işyeri dosyasında tutulur. İş kazası halinde her iki dosya birlikte incelenir; eğitim ve donanım teslim tutanaklarının eksikliği kusur değerlendirmesini doğrudan etkiler.

İş ilişkisinin sona ermesinde düzenlenen belgeler

Fesih aşaması, dosyanın en çok tartışma yaratan bölümüdür. Belirsiz süreli sözleşmelerde fesih bildirimi yazılı yapılır ve sebep açık ve kesin biçimde belirtilir. İstifa varsa dilekçenin aslı, haklı nedenle fesih varsa sebebi ortaya koyan tutanaklar ve bildirimin kanundaki hak düşürücü süre içinde yapıldığını gösteren tarih dosyada bulunmalıdır.

Sona erme aşamasında düzenlenen diğer belgeler şunlardır: kıdem tazminatı hesabına esas bordro ve ödeme belgesi, ihbar tazminatı ve kullanılmayan yıllık izin ücretine ilişkin hesaplamalar, sigortalı işten ayrılış bildirgesi ve 4857 sayılı Kanun'un 28. maddesi uyarınca işçinin talebi halinde verilen çalışma belgesi. Kıdem tazminatı bakımından 1475 sayılı Kanun'un yürürlükte bulunan 14. maddesi esas alınır.

İbraname düzenlenmesi tercih ediliyorsa, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun 420. maddesindeki şekil şartlarına uyulması gerekir. Yazılı olmaması, alacağın türünün ve tutarının açıkça belirtilmemesi, ödemenin eksiksiz yapılmaması veya kanunda öngörülen sürenin dolmasından önce düzenlenmesi halinde ibra hükümsüz sayılır. Şartlarını taşımayan bir ibraname, dosyada bulunsa bile beklenen sonucu doğurmaz.

Belge grupları ve saklama esasları

Özlük dosyasındaki belgeler için tek bir saklama süresi yoktur. Aynı belge, vergi mevzuatı, ticaret hukuku, sosyal güvenlik mevzuatı ve zamanaşımı kuralları bakımından farklı sürelere tabi olabilir. Bu nedenle uygulamada benimsenen ölçüt, o belge için geçerli sürelerin en uzunudur. Süreler yürürlükteki mevzuatta belirlendiğinden, dosya düzeni kurulurken güncel metinlerin esas alınması gerekir.

Devam eden bir uyuşmazlık veya 6183 sayılı Kanun kapsamındaki bir takip bulunuyorsa, süre dolmuş olsa dahi belgeler muhafaza edilir. Süresi dolan belgelerin imhası ise rastgele değil, yazılı imha kararı ve tutanağıyla yapılmalıdır.

KVKK açısından özlük dosyası

Özlük dosyası tutmak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından bir kişisel veri işleme faaliyetidir ve işveren bu faaliyette veri sorumlusudur. Buradaki en sık hata, tüm işleme faaliyetlerinin açık rızaya dayandırılmasıdır. Oysa özlük dosyasındaki verilerin büyük bölümü kanunlarda açıkça öngörülme, sözleşmenin kurulması ve ifası ile veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi hukuki sebeplerine dayanır. Açık rızaya dayandırılan bir işleme, rızanın her zaman geri alınabilmesi nedeniyle işvereni dayanaksız bırakabilir.

Sağlık raporları, engellilik durumu, sendika üyeliği ve adli sicil kaydı gibi veriler özel nitelikli kişisel veri sayılır ve daha ağır bir koruma rejimine tabidir. Parmak izi veya yüz tanıma ile çalışan personel devam kontrol sistemleri de biyometrik veri işlediğinden, ölçülülük değerlendirmesi yapılmadan kurulmamalıdır.

Uygulamada dikkate alınması gereken başlıca ödevler şunlardır:

1. Çalışan adaylarına ve çalışanlara yönelik ayrı aydınlatma metinlerinin hazırlanması
2. İşin gerektirmediği verinin hiç toplanmaması, yani veri minimizasyonu ilkesinin belge listesine yansıtılması
3. Saklama ve imha politikasının yazılı hale getirilmesi ve periyodik imha sürecinin işletilmesi
4. Dosyaya erişimin yetkilendirilmesi, fiziksel dosyaların kilitli ortamda, dijital kayıtların erişim kontrollü ve yedeklenmiş biçimde tutulması
5. Yükümlülük kapsamındaki veri sorumluları bakımından VERBİS kaydının yapılması ve güncel tutulması
6. İlgili kişi başvurularının Kanun'da öngörülen usul ve süre içinde yanıtlanması

İş ilişkisi sona erdiğinde dosyanın derhal imha edilmesi doğru değildir; zamanaşımı ve saklama süreleri devam ettiği sürece verinin işlenmesinde meşru bir dayanak bulunur.

Denetimlerde istenen belgeler ve sık rastlanan eksikler

Bursa'daki işyerleri bakımından denetim, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın iş teftiş birimleri ile SGK'nın il ve merkez müdürlükleri eliyle yürütülür; vergi incelemelerinde bordro ve ödeme belgeleri Gelir İdaresi Başkanlığı birimlerince istenir. Hangi merci olursa olsun ilk sorulan belgeler büyük ölçüde aynıdır.

• İş sözleşmeleri ve çalışma koşullarını gösteren yazılı belgeler
• Ücret hesap pusulaları, banka ödeme dekontları ve puantaj kayıtları
• Sigortalı işe giriş ve işten ayrılış bildirgeleri ile prim bildirimleri
• Yıllık izin kayıtları ve fazla çalışma onayları
• Sağlık raporları ve iş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları
• Fesih dosyaları: savunma, tutanak, bildirim ve tazminat hesapları

Sık rastlanan eksikler ise imzasız veya tarihsiz bordro, izin kaydının tutulmaması, fazla çalışma onayının bulunmaması, esaslı değişikliğin yazılı kabule bağlanmaması, savunma alınmadan yapılan fesih ve süresinde verilmeyen bildirgelerdir. Bunların bir kısmı yürürlükteki mevzuatta belirlenen tutarlarda idari para cezası doğurur, bir kısmı doğrudan ispat kaybına yol açar.

Dosyanın yılda en az bir kez gözden geçirilmesi, işe giriş ve çıkış için yazılı kontrol listesi kullanılması ve belgelerin oluştuğu anda dosyaya konulması, sonradan telafi çabasından çok daha etkilidir.

Sık sorulanlar

Özlük dosyası tutulmazsa ne olur?

4857 sayılı Kanun'da özlük dosyası düzenlenmemesi idari para cezası yaptırımına bağlanmıştır; cezanın tutarı yürürlükteki mevzuatta belirlenir. Parasal yaptırımdan daha ağır sonuç ise ispat kaybıdır: dosyası bulunmayan işveren, ücret ödemesinden izin kullandırmaya kadar pek çok konuda iddiasını belgeleyemez.

Belgeleri yalnızca dijital ortamda saklamak yeterli mi?

Kayıtların elektronik ortamda tutulmasına engel yoktur; ancak imzaya bağlı belgelerin ıslak imzalı asılları veya güvenli elektronik imzalı nüshaları muhafaza edilmelidir. Sonradan değiştirilebilir nitelikte bir taranmış görüntü, itiraz edilmesi halinde tek başına yeterli sayılmayabilir.

Çalışan kendi dosyasındaki belgeleri isteyebilir mi?

6698 sayılı Kanun kapsamında ilgili kişi, kendisiyle ilgili verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme ve bunlara ilişkin bilgi talep etme hakkına sahiptir. Ayrıca imzaladığı sözleşme ve bordroların birer nüshasının çalışana verilmesi, hem uygulamada hem de olası uyuşmazlıklarda işverenin lehine bir düzendir.

İşten ayrılan çalışanın dosyası ne zaman imha edilir?

İmha, ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile dava ve prim borcu zamanaşımı süreleri dolduktan sonra gündeme gelir. Devam eden bir uyuşmazlık veya inceleme varsa süre dolsa dahi belgeler saklanır. İmha işlemi yazılı bir kararla ve tutanakla kayıt altına alınmalıdır.

Muhasebe bürosunda duran belgeler özlük dosyası yerine geçer mi?

Geçmez. Bordro ve bildirgelerin bir bölümü meslek mensubunca düzenlense de, 4857 sayılı Kanun'un aradığı dosya işyerinde tutulur ve denetimde işyerinde ibraz edilir. Meslek mensubuyla işveren arasındaki iş bölümünün yazılı olarak belirlenmesi, hangi belgenin kimde bulunacağı konusundaki karışıklığı önler.

Değerlendirme

Özlük dosyası, iş ilişkisinin tüm aşamalarının kayda geçirildiği ve denetim ile uyuşmazlık hallerinde ilk başvurulan kaynaktır; düzeni kurulurken iş hukuku, sosyal güvenlik, vergi ve kişisel veri mevzuatının birlikte gözetilmesi gerekir. Bursa Osmangazi'de Geçit Mahallesi Balkar Plaza'daki serbest muhasebeci mali müşavirlik büromuz, özlük dosyası düzeni, bordro ve sosyal güvenlik bildirimlerine ilişkin sorularınızı iletişim sayfasındaki bilgiler üzerinden değerlendirmektedir.