Yurt dışına satış ya da yurt dışından tedarik kararı, işletmenin yalnızca ticari değil idari yükümlülüklerini de değiştirir. Bu bölümde dışa açılan bir işletmenin izlediği adımlar; yükümlülüklerin tespiti, belge düzeni, başvuru mercileri ve saklama sorumluluğu başlıkları altında sıralanır.
Yükümlülüklerin baştan tespiti
Dış ticarete başlamadan önce faaliyet konusunun ticaret sicili kayıtları ve vergi dairesi bilgileriyle uyumlu olması aranır. 6102 sayılı TTK kapsamındaki tescil ve ilan yükümlülükleri, 193 sayılı GVK veya 5520 sayılı KVK'ya göre belirlenen mükellefiyet türü ve 3065 sayılı KDVK karşısındaki durum baştan değerlendirilir.
Personel istihdam ediliyorsa 5510 sayılı Kanun kapsamındaki bildirim ve prim yükümlülükleri ile 4857 sayılı İş Kanunu'ndan doğan kayıt düzeni birlikte izlenir. Yurt dışında görevlendirme yapılması hâlinde, ilgili ülkeyle sosyal güvenlik sözleşmesi bulunup bulunmadığı ayrıca dikkate alınır.
Belge düzeni ve elektronik uygulamalar
İhracat ve ithalatta düzenlenen belgeler, 213 sayılı VUK'un belge düzenine ilişkin hükümleri ile Gelir İdaresi Başkanlığı'nın elektronik belge uygulamalarına ilişkin düzenlemeleri çerçevesinde oluşturulur. Kayıt düzeninin belge zinciriyle örtüşmesi, sonraki aşamalarda yapılan kontrollerde belirleyici olur.
- İhracat faturasının e-fatura uygulamasında hangi senaryoyla düzenleneceği.
- Gümrük beyannamesi, taşıma belgesi ve sigorta poliçesinin fatura ile eşleştirilmesi.
- Bedelin banka kanalıyla tahsil edilmesi ve dekontların ilgili işlemle ilişkilendirilmesi.
- Yabancı para cinsinden düzenlenen belgelerde kur bilgisinin kayda geçirilmesi.
Teşvik ve destek başvurularında merciler
Destek programları farklı kurumlarca yürütülür; başvuru koşulları, süreler ve istenen belgeler yürürlükteki mevzuatta ve ilgili kurumun çağrı metninde belirlenir. Uygulamada KOSGEB, Ticaret Bakanlığı'na bağlı birimler, ihracatçı birlikleri ve istihdam destekleri bakımından İŞKUR ayrı başvuru kanalları kullanır.
Başvuru öncesinde işletmenin vergi ve prim borcu durumu ile kayıtlı çalışan sayısı gibi ölçütlerin ilgili programın şartlarını karşılayıp karşılamadığı kontrol edilir. Destek tutarları ve oranları program bazında değiştiğinden, güncel çağrı metni esas alınır.
Belge saklama ve ibraz
Defter ve belgelerin saklanma ve ibraz süreleri 213 sayılı VUK ile 6102 sayılı TTK'da ayrı ayrı düzenlenir; iki düzenlemedeki sürelerin farklılaşabileceği dikkate alınır. Elektronik ortamda tutulan kayıtların saklanması ise ilgili tebliğlerde belirlenen esaslara göre yürütülür.
Gümrük işlemlerine ilişkin belgelerin saklanmasında ise gümrük mevzuatındaki süreler ayrıca izlenir; aynı işleme ait belgelerin farklı mevzuatlar bakımından farklı sürelerle saklanması gerekebilir.