e-Arşiv Fatura, kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlenen ve e-Fatura kapsamına girmeyen alıcılara, yani e-Fatura kullanıcısı olmayan mükellefler ile vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere kesilen faturadır. Kimin düzenlemek zorunda olduğu, hangi tutarın üzerinde Gelir İdaresi Başkanlığı portalının kullanılmasının zorunlu hâle geldiği ve belgenin hangi kanaldan çıkarılacağı, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'na dayanılarak yayımlanan elektronik belge düzenlemelerinde belirlenmiştir. Aşağıda düzenleme, iletim, iptal, itiraz ve raporlama başlıkları sırasıyla ele alınmaktadır.
e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki ayrım
İki belge de elektronik ortamda düzenlenir ve her ikisi de VUK anlamında fatura hükmündedir. Aradaki fark, alıcının kim olduğu ve belgenin hangi yoldan iletildiğidir. e-Fatura, GİB'in kapalı devre sistemi içinde, gönderen ve alıcının ikisinin de kayıtlı kullanıcı olduğu hâllerde düzenlenir; belge doğrudan alıcının sistemine düşer.
e-Arşiv faturada ise alıcı bu sistemde kayıtlı değildir. Belge elektronik olarak oluşturulur, alıcıya elektronik ortamda veya kâğıt çıktı hâlinde iletilir, GİB'e ise raporlama yoluyla bildirilir. Dolayısıyla e-Fatura uygulamasına dâhil bir mükellef, sisteme kayıtlı olmayan müşterilerine yaptığı satışlar için e-Arşiv fatura düzenler.
Belgenin hukuki sonucu kâğıt fatura ile aynıdır. Yanlış senaryonun seçilmesi, yani e-Fatura kullanıcısı bir alıcıya e-Arşiv fatura düzenlenmesi ise şeklî bir tercih değil, belgenin hiç düzenlenmemiş sayılması riskini doğuran bir hatadır.
Kimler e-Arşiv fatura düzenlemek zorundadır?
Zorunluluk üç ana başlıkta toplanabilir. Birincisi, e-Fatura uygulamasına dâhil olan mükelleflerdir; e-Fatura kapsamına girildiğinde e-Arşiv uygulamasına da geçilmesi gerekir. İkincisi, brüt satış hasılatı yürürlükteki tebliğde belirlenen tutarı aşan mükelleflerdir. Üçüncüsü ise faaliyetin niteliği gereği kapsama alınan gruplardır.
- İnternet ortamında mal ve hizmet satışı yapan mükellefler,
- Aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında ilan yayınlayanlar ve internet reklamcılığı hizmet aracıları,
- Belirlenen sektörlerde faaliyet gösterdiği için tebliğle kapsama alınan diğer mükellefler.
Zorunluluk kapsamına giren bir mükellefin öngörülen sürede uygulamaya geçmemesi ve belgelerini kâğıt olarak düzenlemeye devam etmesi hâlinde, VUK'un özel usulsüzlük hükümleri gündeme gelir. Kapsam dışında kalan mükellefler ise uygulamaya ihtiyari olarak geçebilir.
Nihai tüketiciye yapılan satışlarda durum
Vergi mükellefi olmayan kişilere yapılan satışlarda fatura düzenleme yükümlülüğü, VUK'un 232'nci maddesindeki sınıra bağlıdır. Yürürlükteki tutarın altındaki perakende satışlarda perakende satış vesikası yeterliyken, bu tutarın aşılması hâlinde veya müşterinin talep etmesi durumunda fatura düzenlenir. e-Arşiv uygulamasına dâhil bir mükellef bu faturayı kâğıt olarak değil, e-Arşiv fatura olarak düzenlemek zorundadır.
Nihai tüketiciye düzenlenen belgede alıcının adı, soyadı ve kimlik bilgisine ilişkin alanların tebliğdeki esaslara göre doldurulması gerekir. İnternet üzerinden yapılan satışlarda ise faturaya ek bilgiler işlenir: malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih, taşıyıcı ya da kargo firmasının bilgisi, ödemenin şekli ve tarihi bunların başında gelir.
Belgenin alıcıya nasıl ulaştırılacağı alıcının tercihine göre belirlenir. Elektronik ortamda iletim mümkündür; müşteri kâğıt çıktı talep ederse çıktı verilir. Kâğıt çıktı, elektronik belgenin bir örneğidir; belgenin aslı elektronik ortamda saklanan nüshadır.
Tutar eşiği: portal üzerinden düzenleme zorunluluğu
Uygulamanın en çok karıştırılan yönü budur. e-Arşiv uygulamasına dâhil olmayan, yani hâlâ kâğıt fatura kullanan mükellefler de belirli bir tutarı aşan faturalarını kâğıt olarak düzenleyemez; bu faturaların GİB'in portalı üzerinden e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekir.
Tebliğde iki ayrı eşik öngörülmüştür: vergi mükelleflerine düzenlenen faturalar için bir tutar, vergi mükellefi olmayanlara düzenlenenler için daha yüksek bir tutar. Bu tutarlar zaman içinde güncellendiğinden, her satış öncesinde yürürlükteki metnin esas alınması gerekir. Eşiğin hesabında vergiler dâhil toplam tutar dikkate alınır ve aynı günde aynı kişi veya kuruma düzenlenen faturaların toplamı birlikte değerlendirilir.
Buradan çıkan sonuç açıktır: tek bir satışı iki ayrı faturaya bölerek eşiğin altında kalmaya çalışmak, bildirim yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz ve mevzuata aykırılık oluşturur. Aynı şekilde, eşiği aşan bir faturanın kâğıt düzenlenmesi, belgenin hiç düzenlenmemiş sayılması sonucunu doğurabilir.
Hangi kanaldan düzenlenir?
Belgenin oluşturulması için üç yöntem vardır. Seçim, işletmenin fatura hacmine, muhasebe yazılımının yapısına ve arşivleme ihtiyacına göre yapılır.
| Yöntem | İşleyiş | Öne çıkan noktalar |
|---|---|---|
| GİB portalı | Belge, İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden erişilen portalda elle düzenlenir. | Ayrı yazılım tedariki gerekmez; düşük belge hacmi ve münferit yüksek tutarlı satışlar için uygundur. Rapor sistemde oluştuğundan ayrıca gönderim yapılmaz. |
| Özel entegratör | GİB'den izin almış hizmet sağlayıcının sistemi üzerinden düzenlenir ve saklanır. | Muhasebe programıyla entegrasyon, toplu düzenleme ve arşiv hizmeti sağlanabilir. Raporlama sorumluluğu mükellefe aittir. |
| Doğrudan entegrasyon | Mükellef kendi bilgi işlem sistemini GİB sistemine bağlar. | Yüksek belge hacmi ve kendi yazılım altyapısı bulunan işletmeler içindir; teknik uyum ve süreklilik yükümlülüğü ağırdır. |
Özel entegratör ve doğrudan entegrasyon yöntemlerinde belgelerin mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanması gerekir. Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik imza kullanımı söz konusudur.
İptal işlemleri
e-Arşiv fatura düzenlendiği anda GİB'e raporlanacak bir belge hâline geldiğinden, kâğıt faturada olduğu gibi nüshaların yırtılmasıyla iptal edilmez. İptal, belgeyi düzenleyen tarafından sistem üzerinden yapılır ve GİB'in e-Belge İptal/İtiraz Bildirim Portalı aracılığıyla bildirilir.
Bildirimin, yürürlükteki düzenlemede öngörülen süre içinde yapılması gerekir. Süresi geçen belgelerde iptal yolu kapandığından, işlemin ticari boyutu iade faturası veya diğer düzeltme belgeleriyle çözülür. Alıcı mükellef ise iade faturası düzenler; nihai tüketiciye yapılan satışlarda iade, tebliğdeki esaslara göre belgelendirilir.
İptal veya iade işleminin KDV yönü ayrıca değerlendirilmelidir. 3065 sayılı KDV Kanunu'nun matrahta değişiklik hükümleri uyarınca düzeltme, işlemin gerçekleştiği dönem değil, değişikliğin ortaya çıktığı dönem esas alınarak yapılır.
İtiraz ve ticari sonuçları
İptal, belgeyi düzenleyenin işlemidir; itiraz ise belgenin muhatabının başvurduğu yoldur. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 18'inci maddesi uyarınca ihtar ve itirazların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemiyle yapılması gerekir. Faturaya itiraz süresi bakımından ise TTK'nın 21'inci maddesindeki sekiz günlük süre esastır; süresinde itiraz edilmeyen faturanın içeriği kabul edilmiş sayılır.
Bu yollardan biriyle yapılan itirazın, ayrıca e-Belge İptal/İtiraz Bildirim Portalı üzerinden GİB'e bildirilmesi gerekir. Portal bildirimi, itirazın hukuken geçerli biçimde yapılmış olmasının yerine geçmez; ikisi birlikte yürür.
Önemli bir ayrıntı da şudur: iptal veya itiraz bildiriminin sisteme girilmiş olması, belgenin muhasebe kayıtlarındaki etkisini kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Kayıtların ve beyanların ayrıca düzeltilmesi gerekir.
Raporlama yükümlülüğü
e-Arşiv faturanın e-Faturadan ayrıldığı en teknik nokta raporlamadır. Belge alıcıya doğrudan iletildiğinden, GİB'in belgeden haberdar olması ancak rapor yoluyla mümkün olur. Özel entegratör veya kendi bilgi işlem sistemi üzerinden düzenleme yapanlar, düzenledikleri belgelere ilişkin e-Arşiv raporunu elektronik ortamda ve tebliğde öngörülen periyot ile süre içinde GİB'e iletir.
Rapor, mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır. GİB portalını kullananlarda belgeler zaten idarenin sisteminde oluştuğundan ayrıca rapor gönderilmez. Özel entegratörle çalışılması, raporlama yükümlülüğünün mükellefin sorumluluğunda olduğu gerçeğini değiştirmez; hizmet sağlayıcının teknik olarak rapor göndermesi, mükellefi yükümlülükten kurtarmaz.
Raporların hiç gönderilmemesi veya eksik gönderilmesi, VUK'un ceza hükümlerinin uygulanmasına yol açar. Ayrıca rapor verileri ile KDV beyanlarının uyumu idarece elektronik ortamda karşılaştırılabildiğinden, dönem sonlarında rapor ile beyan mutabakatının yapılması yerinde olur.
Muhafaza ve ibraz
Elektronik belgelerde asıl nüsha elektronik ortamdadır. Bu nedenle belgelerin, düzenleyen tarafından elektronik ortamda, değiştirilemeyecek ve okunabilirliği korunacak biçimde saklanması gerekir. Kâğıt çıktının dosyalanmış olması, elektronik muhafaza yükümlülüğünü karşılamaz.
Saklama süresi bakımından 213 sayılı VUK'un muhafaza ve ibraz hükümleri ile 6102 sayılı TTK'nın ticari defter ve belgelere ilişkin saklama hükümleri birlikte değerlendirilmelidir; iki düzenlemenin süreleri farklı olduğundan, uygulamada uzun olanına göre hareket edilmesi güvenli yoldur. Saklamanın özel entegratör nezdinde yapılması mümkündür; bu durumda hizmetin sona ermesi hâlinde arşivin devri önceden planlanmalıdır.
Uygulamada sık karşılaşılan hatalar
- Eşiğin altında kalmak amacıyla tek satışın birden fazla faturaya bölünmesi,
- e-Fatura kullanıcısı bir alıcıya sehven e-Arşiv fatura düzenlenmesi,
- Alıcının vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarasının hatalı girilmesi,
- İptalin yalnızca kullanılan yazılımda yapılıp bildirim portalına işlenmemesi,
- İnternet satışlarında kargo ve ödeme bilgisi alanlarının boş bırakılması,
- Kâğıt çıktının belgenin aslı sanılarak elektronik arşivin ihmal edilmesi.
Uygulamaya geçiş adımları
- Tüzel kişilerde mali mühür, gerçek kişilerde nitelikli elektronik imza temin edilir.
- Belge hacmine göre üç yöntemden biri seçilir.
- Başvuru, GİB'in elektronik başvuru sistemi üzerinden yapılır.
- Muhasebe ve ön muhasebe yazılımlarının belge formatına uyumu test edilir.
- Arşivleme, yetkilendirme ve iptal/itiraz süreçleri için iç işleyiş yazılı hâle getirilir.
Süreç elektronik ortamda yürüdüğünden, Bursa'da faaliyet gösteren mükelleflerin başvuru için bağlı bulundukları vergi dairesine gitmesi gerekmez. Buna karşılık zorunluluk kapsamına giriş tarihinin ve seçilen yöntemin kayıt düzeniyle birlikte değerlendirilmesi, meslek mensubuyla yürütülmesi gereken bir çalışmadır.
Sık sorulanlar
e-Arşiv fatura ile e-Fatura aynı belge midir?
Hukuki niteliği aynı, işleyişi farklıdır. e-Fatura yalnızca sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenir ve doğrudan alıcının sistemine iletilir. e-Arşiv fatura, sisteme kayıtlı olmayan alıcılar için düzenlenir; alıcıya ayrıca iletilir ve GİB'e raporlanır.
e-Arşiv kullanıcısı değilim, yüksek tutarlı bir satış yaptım. Ne yapmalıyım?
Fatura tutarı tebliğde belirlenen eşiği aşıyorsa, uygulamaya dâhil olmasanız dahi belgeyi GİB portalı üzerinden e-Arşiv fatura olarak düzenlemeniz gerekir. Aynı günde aynı kişiye düzenlenen faturaların toplamının dikkate alındığını unutmamak gerekir.
Nihai tüketiciye kâğıt çıktı vermek zorunlu mu?
Belge alıcının tercihine göre elektronik ortamda iletilebilir. Alıcı kâğıt çıktı isterse çıktı verilir. Çıktının verilmiş olması, belgenin elektronik nüshasının saklanması yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Düzenlediğim e-Arşiv faturayı iptal edebilir miyim?
İptal, yürürlükteki düzenlemede öngörülen süre içinde ve e-Belge İptal/İtiraz Bildirim Portalı üzerinden bildirilmek suretiyle mümkündür. Süre geçtikten sonra iade faturası ya da diğer düzeltme belgeleri gündeme gelir.
Özel entegratörle çalışıyorum, raporları o gönderiyor. Sorumluluk kimde?
Raporlama yükümlülüğü mükellefe aittir. Hizmet sağlayıcının teknik olarak raporu iletmesi, eksik veya hiç gönderilmemiş raporlar bakımından mükellefin sorumluluğunu kaldırmaz.
Serbest meslek erbabı e-Arşiv fatura mı düzenler?
Serbest meslek kazancı elde edenler, faaliyetleri karşılığında serbest meslek makbuzu düzenler; elektronik ortamda bunun karşılığı e-Serbest Meslek Makbuzudur. e-Arşiv fatura, fatura düzenlemek durumundaki mükellefleri ilgilendirir.
Değerlendirme
e-Arşiv fatura, tek bir zorunluluktan değil; kapsam, tutar eşiği, düzenleme kanalı, iptal ve itiraz bildirimi ile raporlama başlıklarının birlikte yürüdüğü bir düzenden oluşur. İşletmenin satış yapısına uygun yöntemin belirlenmesi ve belge akışının kayıt düzeniyle birlikte kurgulanması, sonradan düzeltilmesi güç hataların önüne geçer. Konuya ilişkin kendi durumunuzu değerlendirmek için Geçit Mahallesi Balkar Plaza (Osmangazi / Bursa) adresindeki büroya iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.