e-İrsaliye: sevkiyat düzeni ve uygulama esasları

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlenip Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden alıcıya iletilen hâlidir. Belge, malın fiilen yola çıkmasından önce oluşturulur, taşıma boyunca ibraz edilebilir durumda tutulur ve alıcı tarafından kabul, ret ya da kısmi kabul şeklinde yanıtlanır. Aşağıda düzenleme anı, yol denetiminde ibraz, kısmi kabul ve matbu irsaliye ile ilişki başlıkları sırasıyla ele alınmaktadır.

e-İrsaliye hangi belgenin elektronik karşılığıdır?

Sevk irsaliyesi, ticari malın bir yerden başka bir yere taşınması sırasında düzenlenen; taşınan malın cinsini, miktarını, göndericisini ve alıcısını gösteren belgedir. Hukuki dayanağı 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun belge düzenine ilişkin hükümleridir. Kanunun 230. maddesi sevk irsaliyesinin şeklini ve içeriğini belirler; mükerrer 242. madde ise elektronik belge düzenleme konusunda idareye yetki verir. e-İrsaliye, bu yetkiye dayanılarak yayımlanan 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında yürütülür.

Burada değişen, belgenin hukuki niteliği değil ortamıdır. e-İrsaliye yeni bir belge türü yaratmaz; kâğıt sevk irsaliyesinin doğurduğu bütün sonuçları elektronik ortamda doğurur. Dolayısıyla belgesiz sevkiyatın yol açtığı sorumluluk, elektronik düzende de aynen geçerlidir.

Belge, düzenleyenin sisteminden Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilir ve oradan alıcının sistemine ulaşır. Kâğıt düzendeki gibi nüsha teslim etme zorunluluğu bulunmaz; iletim merkezî olarak gerçekleşir. Bu yapı, uygulamanın en belirgin farkını da beraberinde getirir: taraflar arasında karşılıklı işleyen bir yanıt mekanizması vardır.

Kimler uygulamaya dahil olur?

Zorunluluk iki eksende belirlenmiştir: hasılat büyüklüğü ve faaliyet konusu. Genel Tebliğ'de, e-Fatura uygulamasına dahil olup brüt satış hasılatı belirlenen haddi aşan mükellefler için zorunluluk öngörülmüş; ayrıca sektörel olarak sayılan gruplar hasılat büyüklüğüne bakılmaksızın kapsama alınmıştır. Hadler ve geçiş süreleri zaman içinde değiştiğinden, işletmenin durumu yürürlükteki mevzuat üzerinden kontrol edilmelidir.

Sektör esaslı kapsama tipik olarak şu gruplar girer:

• Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali veya teslimiyle uğraşan ve ilgili kurumdan lisans alan mükellefler,
• Şeker imalatı yapanlar ile gübre takip sistemine kayıtlı olanlar,
• Demir ve çelik ürünlerinin imali, ithali veya ihracatı ile iştigal edenler,
• Hal kayıt sistemi kapsamında sebze ve meyve ticareti yapan tüccar ve komisyoncular,
• Maden ruhsatı veya sertifikası sahipleri ile bu ruhsatlara dayanarak faaliyette bulunanlar,
• Elektronik ticaret aracı hizmet sağlayıcıları ile internet ortamında ilan yayımlayan aracı hizmet sağlayıcıları.

Zorunluluk kapsamında olmayan mükellefler isteğe bağlı olarak uygulamaya geçebilir. Sevkiyat hacmi yüksek, çok şubeli ya da depolar arası hareketi yoğun işletmelerde elektronik düzen; belge kaybı, seri-sıra numarası takibi ve arşivleme yükünü azaltır. Ancak uygulamaya dahil olunduğu anda kâğıt irsaliye kullanımına ilişkin sınırlar da devreye girer.

Başvuru ve kullanım yöntemleri

e-İrsaliye düzenleyebilmek için e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmak gerekir; sistem, e-Fatura altyapısı üzerine kuruludur. Tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişi mükellefler ise nitelikli elektronik imza ile işlem yapar. Başvuru ve yetkilendirme adımları Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge portalı üzerinden yürütülür.

Uygulamanın kullanımında üç yöntem bulunur:

1. GİB portalı: Belge sayısı sınırlı işletmeler için, tarayıcı üzerinden manuel düzenlemeye dayanan yöntem.
2. Özel entegratör: İdareden izin almış bir hizmet sağlayıcı üzerinden düzenleme, iletim ve saklama; sevkiyat yoğunluğu orta ve üstü işletmelerde yaygın tercih.
3. Doğrudan entegrasyon: İşletmenin kendi bilgi işlem sistemini idarenin sistemine bağlaması; teknik ve sürekli kapasite gerektirir.

Yöntem seçiminde belirleyici olan, sevkiyatın hangi noktada başladığıdır. Belge çoğu zaman muhasebe biriminde değil, depo veya sevkiyat kapısında oluşturulur. Bu nedenle stok ve sipariş sisteminin e-İrsaliye altyapısıyla konuşabilmesi, uygulamanın en kritik hazırlık adımıdır. Bursa ve çevresinde otomotiv yan sanayi, tekstil ve makine imalatı gibi sevkiyat trafiği yoğun alanlarda, vardiya düzeniyle uyumlu bir belge akışı kurgulanması ayrıca önem taşır.

Düzenleme anı: belge, mal yola çıkmadan önce oluşur

e-İrsaliyenin en çok hataya açık yönü zamanlamadır. Belgenin, malın fiilen sevk edilmesinden önce düzenlenmiş ve idarenin sistemine iletilmiş olması gerekir. Kâğıt düzende sürücüye elden verilen nüsha ne işlevi görüyorsa, elektronik düzende de aynı anlık geçerlilik aranır; sevkiyat başladıktan sonra "geriye dönük" belge oluşturmak mevzuata uygun bir çözüm değildir.

e-İrsaliyede fiili sevk tarihinin yanı sıra saat bilgisi de belgenin ayrılmaz parçasıdır. Bu ayrıntı, kâğıt uygulamaya alışkın işletmelerde çoğu zaman gözden kaçar: aynı gün içinde birden fazla sefer yapılıyorsa her sefer için ayrı belge düzenlenmesi ve saatlerin gerçek hareketle örtüşmesi gerekir.

Belge yalnızca satışa konu sevkiyatlarda değil, malın el değiştirmediği hareketlerde de düzenlenir. Uygulamada sıkça atlanan durumlar şunlardır:

• Aynı mükellefe ait depolar, şubeler veya üretim tesisleri arasındaki nakiller,
• Fason işçilik için gönderilen ve işlem sonrası geri alınan mallar,
• Konsinye gönderiler, numune ve tanıtım amaçlı sevkiyatlar,
• Tamir, bakım veya kalibrasyon amacıyla gönderilen makine ve teçhizat,
• Alıcıdan satıcıya yapılan iade sevkiyatları.

Bu hareketlerin bedelsiz olması belge zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Malın fiziken yer değiştirmesi tek başına belgeyi gerektirir.

Belgede yer alması gereken bilgiler

e-İrsaliye, standart bir elektronik format üzerinde oluşturulur ve her belge tekil bir numara ile evrensel tekil tanımlama numarası (ETTN) taşır. Zorunlu alanların eksik veya hatalı doldurulması, belgenin sistemce reddedilmesine ya da denetimde geçersiz sayılmasına yol açabilir.

Belgede bulunması gereken temel bilgiler şunlardır:

• Düzenleyenin ve alıcının unvanı, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası ile adresi,
• Malın teslim edileceği adres; şube veya depoya sevk hâlinde ilgili birimin bilgisi,
• Malın cinsi, miktarı ve ölçü birimi,
• Düzenleme tarihi ile fiili sevk tarihi ve saati,
• Taşımayı yapan bilgileri: nakliyeci unvanı ve vergi kimlik numarası, taşıtın plakası, sürücünün ad-soyad ve kimlik bilgisi,
• Malın işletmenin kendi aracıyla mı yoksa bir nakliye firmasıyla mı taşındığı.

Adres ve birim bilgilerinin sistemde önceden tanımlı ve güncel tutulması, hem hata oranını hem de sevkiyat kapısındaki bekleme süresini düşürür.

Taşıma sırasında ibraz: çıktı mı, ekran mı?

Belge elektronik ortamda düzenlenmiş olsa da, taşıma süresince yetkililere gösterilebilir durumda olması gerekir. Mevzuat bu noktada iki seçenek tanır: e-İrsaliyenin kâğıt çıktısının araçta bulundurulması ya da belgenin elektronik ortamda görüntülenmesini sağlayacak bir imkânın hazır tutulması. Çıktının imzalı ve kaşeli olması aranmaz; belgenin elektronik aslı zaten idarenin sisteminde kayıtlıdır.

Uygulamada pek çok işletme, bağlantı sorunlarına karşı kâğıt çıktıyı tercih eder. Elektronik görüntüleme tercih ediliyorsa; sürücünün kullandığı cihazda belge numarası veya ETTN üzerinden erişimin, şebeke kapsama alanı dışında da çalışacak biçimde kurgulanması gerekir. Aksi hâlde belge düzenlenmiş olmasına rağmen ibraz edilemez.

Belgenin ibraz edilememesi, denetim tutanağında belgesiz sevkiyat olarak değerlendirilebilir. 213 sayılı Kanun'un 353. maddesi, sevk irsaliyesinin düzenlenmemesi veya gerçeğe aykırı düzenlenmesi hâlleri için özel usulsüzlük cezası öngörür; ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranında güncellendiğinden, yürürlükteki tutarların ilgili tebliğlerden takip edilmesi gerekir. Sevkiyat kapısında basit bir kontrol adımı — belge numarası, plaka ve miktarın araç çıkmadan önce karşılaştırılması — bu riskin büyük bölümünü ortadan kaldırır.

e-İrsaliye Yanıtı: kabul, ret ve kısmi kabul

Kâğıt düzende alıcının belgeye ilişkin iradesi ayrı bir kayda bağlanmazdı; elektronik düzende ise alıcı, kendisine ulaşan e-İrsaliyeye e-İrsaliye Yanıtı düzenler. Yanıt, mevzuatta belirlenen süre içinde verilir ve üç sonuçtan birini taşır.

• Kabul: Belgede yazılı mal, cins ve miktar itibarıyla teslim alınmıştır.
• Ret: Malın tamamı teslim alınmamış, sevkiyat geri dönmüştür.
• Kısmi kabul: Malın bir kısmı teslim alınmış, kalan kısım iade edilmiştir. Yanıtta fiilen kabul edilen miktar belirtilir.

Kısmi kabul, uygulamanın en çok sorulan başlığıdır. Miktar eksikliği, taşıma sırasında hasar, yanlış ürün gönderimi veya kalite kontrolünde ayrılan partiler bu yolla kayda alınır. Kabul edilen ve edilmeyen miktarların yanıtta doğru gösterilmesi, sonraki bütün adımların dayanağını oluşturur.

Yanıtın süresinde verilmemesinin sonuçları mevzuatta düzenlenmiştir. Bu nedenle gelen e-İrsaliyelerin izlenmesi bir kişiye veya birime açıkça bağlanmalı; depo teslim tutanağı ile sistem yanıtı arasındaki bağ kopmamalıdır.

Kısmi kabulden sonra fatura ve iade akışı

Kısmi kabulden sonra düzenlenecek fatura, sevk edilen miktar üzerinden değil, fiilen teslim alınan miktar üzerinden düzenlenir. Teslim gerçekleşmeyen kısım için vergiyi doğuran olay meydana gelmediğinden, faturanın yanıtla uyumlu olması hem 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu hem de belge düzeni bakımından esastır. En sık karşılaşılan hata, yanıtın kısmi kabul olmasına rağmen faturanın sevk miktarının tamamı üzerinden kesilmesidir.

Reddedilen kısmın geri taşınması da başlı başına bir sevkiyattır ve belgelendirilmesi gerekir. Alıcı e-İrsaliye uygulamasına dahil ise iade için kendi adına e-İrsaliye düzenler; uygulamaya dahil değilse iade sevkiyatını kâğıt sevk irsaliyesi ile belgeler. İade belgesinin, ilk sevkiyata ait belge numarasıyla ilişkilendirilmesi izlenebilirliği artırır.

Stok kayıtlarının da yanıtla birlikte hareket etmesi gerekir. Sevk anında düşülen stok, ret veya kısmi kabul hâlinde iade edilen miktar kadar geri alınmalı; ambar fişleri, sistem yanıtı ve muhasebe kaydı aynı miktarı göstermelidir. Dönem sonunda sayım farkı olarak görünen kalemlerin önemli bir bölümü, yanıtı işlenmemiş sevkiyatlardan kaynaklanır.

Matbu irsaliye ile ilişki ve zorunlu hâller

Uygulamaya dahil olan bir mükellef, yine uygulamaya dahil olan bir alıcıya kâğıt sevk irsaliyesi düzenleyemez; bu taraflar arasındaki sevkiyat e-İrsaliye ile belgelenir. Buna karşılık alıcı uygulamaya dahil değilse sevkiyat kâğıt sevk irsaliyesi ile belgelenmeye devam eder. Bu nedenle uygulamaya geçen işletmelerin kâğıt belge düzeninden tamamen kopması söz konusu değildir.

İkinci ve daha kritik durum, sistemsel kesintilerdir. İdarenin sistemlerinde, entegratörde, işletmenin kendi altyapısında ya da elektrik-internet erişiminde yaşanan arıza hâllerinde sevkiyatın durdurulması beklenmez; bu hâllerde matbu irsaliye kullanılabilmesi öngörülmüştür. Bunun ön koşulu, anlaşmalı matbaaya bastırılmış veya notere tasdik ettirilmiş sıra numaralı irsaliye stoğunun işletmede hazır bulundurulmasıdır. Kesinti sonrası izlenecek bildirim ve kayıt adımları için yürürlükteki tebliğ hükümlerine bakılmalıdır.

Muhafaza, ibraz ve iç kontrol

e-İrsaliyeler, düzenlendikleri elektronik biçimleriyle muhafaza edilir ve istendiğinde aynı biçimde ibraz edilir. Belgenin çıktısını dosyalamak, muhafaza ödevini karşılamaz. 213 sayılı Kanun'un 253 ve 256. maddelerindeki muhafaza ve ibraz yükümlülükleri ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun ticari belgelerin saklanmasına ilişkin hükümleri birlikte değerlendirilmeli; iki mevzuattaki sürelerden uzun olanı esas alınarak arşiv planı yapılmalıdır.

Saklama hizmeti özel entegratörden alınıyorsa, sözleşmenin sona ermesi hâlinde verinin hangi biçimde ve hangi süre içinde devredileceği baştan netleştirilmelidir. Sağlayıcı değişikliklerinde en sık yaşanan sorun, geçmiş dönem belgelerine erişimin kesintiye uğramasıdır.

Uygulamanın sağlıklı yürümesi için işletme içinde şu kontrollerin tanımlanması yerinde olur:

1. Sevkiyat kapısında belge-plaka-miktar karşılaştırması,
2. Gelen e-İrsaliyelerin günlük izlenmesi ve yanıtların süresinde verilmesi,
3. Kısmi kabul yanıtları ile kesilen faturaların dönemsel mutabakatı,
4. Matbu irsaliye stoğunun ve kullanılan numaraların takibi,
5. Sistemde tanımlı adres, depo ve şube bilgilerinin güncel tutulması.

Sık sorulanlar

e-İrsaliye düzenlemek için e-Fatura kullanıcısı olmak şart mı?

Evet. Uygulama e-Fatura altyapısı üzerine kuruludur ve e-İrsaliye düzenleyecek mükelleflerin e-Fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekir. Alıcının da uygulamaya dahil olması, belgenin elektronik olarak iletilebilmesinin koşuludur.

Mal yola çıktıktan sonra e-İrsaliye düzenlenebilir mi?

Belgenin fiili sevkten önce düzenlenmesi esastır. Sevkiyat başladıktan sonra oluşturulan bir belge, taşıma sırasında ibraz edilebilir olma işlevini yerine getiremez ve belge düzenine aykırılık oluşturur. Sistemsel arıza hâllerinde izlenecek yol, matbu irsaliye kullanımına ilişkin düzenlemelerde gösterilmiştir.

Alıcı e-İrsaliye uygulamasına dahil değilse ne yapılır?

Bu durumda sevkiyat kâğıt sevk irsaliyesi ile belgelenir. Uygulamaya dahil olmak, kâğıt belge stoğunun tamamen ortadan kalkması anlamına gelmez; hem kapsam dışındaki alıcılar hem de kesinti hâlleri için matbu belge bulundurulması gerekir.

Kısmi kabulde fatura hangi miktar üzerinden düzenlenir?

Fiilen teslim alınan miktar üzerinden düzenlenir. Reddedilen kısım için teslim gerçekleşmediğinden faturaya dahil edilmez; bu kısmın geri taşınması ise ayrıca irsaliye ile belgelenir.

Hatalı düzenlenen bir e-İrsaliye nasıl düzeltilir?

Belge, düzenleyen tarafından tek taraflı olarak sistemden silinmez. Hatanın sonucu, alıcının ret ya da kısmi kabul yanıtı ve buna uygun olarak düzenlenecek yeni belgelerle giderilir. Bu nedenle yanıt mekanizmasının doğru kullanılması, düzeltmenin tek sağlıklı yoludur.

İrsaliye ile fatura arasındaki ilişki elektronik düzende nasıl kurulur?

Sevkiyat ile faturalandırmanın belge bazında eşleştirilmesi gerekir. Faturada ilgili sevk belgelerinin numaralarına yer verilmesi, dönem sonu mutabakatını ve olası bir incelemede açıklamayı kolaylaştırır. Kâğıt düzendeki irsaliye yerine geçen fatura uygulamasının, işletmenin dahil olduğu e-belge uygulamaları bakımından geçerli olup olmadığı ise yürürlükteki mevzuat üzerinden ayrıca değerlendirilmelidir.

Değerlendirme

Bu yazı, e-İrsaliye uygulamasının işleyişini genel hatlarıyla açıklamak amacıyla hazırlanmıştır; her işletmenin sevkiyat yapısı, sektörü ve dahil olduğu e-belge uygulamaları farklılık gösterdiğinden, kapsam ve süreçlerin yürürlükteki mevzuat çerçevesinde ayrıca değerlendirilmesi gerekir. Osmangazi / Bursa'da faaliyet gösteren serbest muhasebeci mali müşavirlik büromuza, konuya ilişkin sorularınızı iletişim sayfası üzerinden iletebilirsiniz.