Muhasebe danışmanlığı, ay sonunda yapılan tek bir kayıt işleminden ibaret değildir; hesap yapısının kurulmasını, belge ve kayıt akışının düzene bağlanmasını, dönem içi kontrollerin sürdürülmesini ve dönem sonu değerleme işlemlerinin mevzuata uygun tamamlanmasını kapsayan süreklilik esaslı bir çalışmadır. Aşağıda bu çalışmanın hangi başlıklardan oluştuğu ve sürecin nasıl yürüdüğü açıklanmıştır.
Çalışmanın kapsamı ve dayandığı mevzuat
Muhasebe düzeni tek bir kaynağa dayanmaz. Defter tutma yükümlülüğü, belge düzeni ve değerleme ölçüleri 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nda; ticari defterlerin tutulması, açılış ve kapanış onayları ile finansal raporlama esasları 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nda; hesap çerçevesi, hesap planı ve mali tabloların biçimi ise Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri'nde düzenlenmiştir. Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu'nca belirlenen standartları uygulayan işletmelerde ek bir raporlama katmanı bulunur.
Meslek mensubunun görev ve yetkileri 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu ile bu Kanun'a dayanan yönetmeliklerde belirlenmiştir. Bağımsız denetim ve tasdik işleri ayrı yetkilere bağlı faaliyetler olduğundan bu çalışmanın dışında kalır. Buradaki çalışma; belge akışının düzenlenmesi, kayıtların mevzuata uygunluğunun izlenmesi ve dönem sonu işlemlerinin yürütülmesiyle sınırlıdır.
Kayıt düzeni işletmenin faaliyet yapısına göre değişir. Üretim yapan bir işletmeyle yalnızca alım satım yapan bir işletmenin hesap ihtiyacı aynı değildir; şubeli yapılar, proje bazlı işler, dış ticaret hareketleri ya da hızlı stok devri farklı bir kurgu gerektirir. Alt hesap kırılımları ve dönem içi kontrol noktaları bu nedenle mevcut yapı incelenerek belirlenir.
Hesap planının tasarlanması
Tekdüzen hesap çerçevesi, ana hesap grupları ve bunların işleyişi bakımından bağlayıcıdır; alt hesapların nasıl açılacağı ise işletmenin ihtiyacına bırakılmıştır. Hesap planı tasarımı, bu serbest alanın raporlanabilir biçimde kullanılmasıdır. Kırılımı yeterli olmayan bir planda kayıtlar tek tek doğru olsa bile dönem sonunda ayrıştırılamayan toplamlar ortaya çıkar.
Alt hesap kırılımı belirlenirken genellikle şu ayrımlar gözetilir:
- Gider hesaplarında masraf yeri, şube veya proje ayrımı
- Katma değer vergisi hesaplarında oran ve indirim türü ayrımı, tevkifata tabi işlemler için ayrı hesaplar
- Cari hesaplarda yurt içi ve yurt dışı, ilişkili taraf ve üçüncü kişi ayrımı
- Stok hesaplarında ticari mal, ilk madde ve malzeme, yarı mamul ve mamul ayrımı
- Kur farkı, vade farkı ve finansman giderlerinin izleneceği ayrı alt hesaplar
- Kanunen kabul edilmeyen giderlerin matrah hesabında ayrıştırılabilecek biçimde izlenmesi
Kırılımın gereğinden fazla derinleştirilmesi ayrı bir sorundur; kullanılmayan yüzlerce alt hesap hata olasılığını artırır ve mutabakatı zorlaştırır. Ölçü, her alt hesabın bir raporlama ya da beyan ihtiyacına karşılık gelmesidir.
Maliyet ve stok düzeninin kurulması
Üretim ve hizmet işletmelerinde gider ve maliyet hesaplarının hangi seçeneğe göre izleneceği işletmenin büyüklüğüne bağlıdır. Tebliğlerde öngörülen hadlerin altında kalan işletmeler giderlerini çeşit esasına dayanan 7/B seçeneğiyle izleyebilirken, bu hadleri aşan işletmelerde fonksiyon esasına dayanan 7/A seçeneği uygulanır. Seçim hesap dönemi içinde serbestçe değiştirilmediğinden dönem başında karara bağlanır.
Maliyet kurgusunda ilk adım, giderlerin direkt ilk madde ve malzeme, direkt işçilik ve genel üretim gideri olarak ayrılmasıdır. Genel üretim giderlerinin mamullere hangi anahtarla dağıtılacağı (makine saati, direkt işçilik saati, üretim miktarı gibi ölçüler) yazılı olarak belirlenir ve dönemler arasında tutarlı uygulanır; anahtarın her dönem değiştirilmesi maliyet karşılaştırmalarını anlamsız kılar. Dönem sonunda yansıtma hesaplarının kapatılması, yarı mamul ve mamul stoklarının maliyet bedeliyle envantere alınması ve satılan malın maliyetinin bu yapıdan üretilmesi çalışmanın tamamlayıcı adımlarıdır. Hizmet üreten işletmelerde de aynı mantık işler; bu kez maliyetin ağırlığını personel giderleri ile doğrudan hizmete ilişkin giderler oluşturur.
213 sayılı Kanun'un envantere ilişkin hükümleri; mevcutların, alacakların ve borçların sayılmasını, ölçülmesini ve değerlenmesini öngörür. Uygulamadaki asıl güçlük, muhasebe kayıtlarındaki stok miktarı ile depodaki fiilî miktarın örtüşmemesidir. Bu fark çoğu zaman sevk irsaliyesi ile faturanın farklı dönemlere düşmesinden ya da numune, fire ve iade hareketlerinin kayda alınmamasından kaynaklanır. Sürekli envanter yönteminde her hareket anında kaydedilir; aralıklı envanterde dönem sonu sayımı esas alınır. Hangi yöntem uygulanırsa uygulansın dönem sonunda fiilî sayım yapılması ve farkların nedeniyle birlikte kayda alınması gerekir.
Kıymeti düşen mallar ile fire ve zayiat bakımından mevzuatta ayrı düzenlemeler bulunur. Değeri düşen emtiada emsal bedelin takdir komisyonunca belirlenmesi, imha edilecek emtiada ise imha işleminden önce başvuru yapılması ya da idarece belirlenen usule göre tespit edilmiş imha oranının uygulanması söz konusu olur. Bu adımlar tamamlanmadan yapılan kayıtlarda zarar yazılan tutar sonradan reddedilebilir.
Kasa, banka ve cari hesap mutabakatları
Kasa hesabı işletmede fiilen bulunan nakdi gösterir; bu nedenle alacak bakiyesi vermesi ya da fiilen taşınması mümkün olmayan düzeyde borç bakiyesi göstermesi kayıt düzeninde bir sorunun işaretidir. Yüksek kasa bakiyeleri incelemelerde çoğunlukla ortaklara kullandırılan tutar sayılır ve 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu'nun transfer fiyatlandırması yoluyla örtülü kazanç dağıtımına ilişkin hükümleri yönünden ele alınır. Çalışmada bu bakiyenin nedeni araştırılır ve kayıtlar belgelerle örtüşecek biçimde düzeltilir.
Banka hesaplarında her ay ekstre üzerinden mutabakat yapılır; kredi kartı ve sanal POS tahsilatlarının valör tarihleri ile komisyon ve blokaj tutarları ayrı izlenir. Mevzuatta belirlenen tutarı aşan tahsilat ve ödemelerin banka veya benzeri finans kurumları aracılığıyla yapılması zorunludur; bu zorunluluğa uyulmaması özel usulsüzlük cezasını gündeme getirir. Ay sonu kontrollerinin bir parçası da Form Ba ve Form Bs bildirimleri ile karşı taraf mutabakatlarıdır; bildirimlerdeki tutar ve unvan bilgilerinin defter kayıtlarıyla uyumu, idarenin yaptığı çapraz kontrollerde belirleyici olur.
Cari hesaplar ticari ilişkinin muhasebedeki karşılığıdır. Her müşteri ve satıcı için ayrı alt hesap açılması, vergi kimlik numarası ve unvan bilgilerinin doğru kaydedilmesi, aynı kişinin hem alıcı hem satıcı olduğu durumlarda hesapların ayrı tutulması temel kurallardır. Tahsilat ve ödemelerin hangi faturaya karşılık geldiğinin izlenmesi dönem sonu bakiyelerinin açıklanabilir olmasını sağlar; vadesi geçmiş alacaklar yaşlandırma tablosuyla takip edilir.
213 sayılı Kanun'un şüpheli alacaklara ilişkin maddesi, karşılık ayrılabilmesi için alacağın dava veya icra safhasında bulunmasını ya da belirli koşullarda protesto edilmiş veya yazılı olarak istenmiş olmasını arar; değersiz alacaklar için ayrı bir madde ve ayrı ispat ölçüsü öngörülmüştür. Dava ve icra takibinin yürütülmesi avukatlık mesleğinin konusudur; muhasebe çalışması, takip belgelerinin kayda alınması ve karşılık koşullarının hangi dönemde oluştuğunun izlenmesiyle ilgilidir. Bu ayrımın gözden kaçması, gider yazılan tutarın sonradan reddedilmesi sonucunu doğurur.
Dönemsellik, karşılıklar ve reeskont
Dönemsellik ilkesi gelir ve giderlerin tahakkuk ettikleri döneme kaydedilmesini gerektirir. Peşin ödenen kira, sigorta ve abonelik bedelleri ile peşin tahsil edilen hasılat, ilgili oldukları döneme aktarılmak üzere gelecek aylara ve gelecek yıllara ait hesaplarda izlenir. Yıl sonunda bu hesapların dönem ayrımı yeniden gözden geçirilir.
Senede bağlı alacak ve borçların değerlemesinde reeskont uygulaması söz konusu olur. Mevzuat, alacak senetleri için reeskont yapan mükellefin borç senetleri için de aynı işlemi yapmasını öngörür; tek yönlü uygulama kabul edilmez. Reeskont hesabında esas alınacak oran ve yöntem yürürlükteki düzenlemelere göre belirlenir. Yabancı para cinsinden mevcut, alacak ve borçlar ise dönem sonunda ilgili değerleme ölçüsü üzerinden değerlenir ve oluşan kur farkı ilgili döneme kaydedilir.
Karşılıklar bakımından ticari kâr ile mali kâr ayrımı önem taşır. Örneğin kıdem tazminatı karşılığı finansal tablolarda ayrılmakla birlikte, vergi matrahının tespitinde ödeme yapılmadıkça indirim konusu edilmez; ayrılan tutar kanunen kabul edilmeyen gider olarak izlenir. Aynı ayrım diğer karşılıklar ve değer düşüklüğü kayıtları için de gözetilir; dönem sonunda ticari kârdan mali kâra geçişi gösteren bir çalışma hazırlanır.
Sık karşılaşılan kayıt hataları
Tekrar eden hatalar çoğu zaman bilgi eksikliğinden değil, belge akışının düzene bağlanmamış olmasından kaynaklanır. Çalışmanın önemli bir bölümü bu kaynağı ortadan kaldırmaya ayrılır:
- Belgenin ait olduğu dönem yerine büroya ulaştığı dönemde kaydedilmesi
- Katma değer vergisinin, 3065 sayılı Kanun'un indirime ilişkin hükmünde öngörülen süre ve defter kaydı şartı gözetilmeden indirilmesi
- Ortakların kişisel harcamalarının işletme gideri olarak kaydedilmesi
- Amortismana tabi tutulması gereken iktisadi kıymetin doğrudan gider yazılması
- Kasa ve banka hareketlerinde belge dayanağı bulunmayan düzeltme kayıtlarına başvurulması
- Personele yapılan ödemelerin bordro düzeni dışında doğrudan gider hesaplarına aktarılması
- Verilen ve alınan avansların kapatılmaması, yıllar boyu bakiye taşıması
Süreç nasıl işler
Çalışma, mevcut durumun tespitiyle başlar ve aylık bir döngüye bağlanır:
- Mevcut hesap planı, defter kayıtları ve son döneme ait mali tablolar incelenir; belge akışı görüşülür.
- İhtiyaca göre hesap planı yeniden düzenlenir; alt hesap kırılımları, maliyet dağıtım esasları ve kayıt kuralları yazılı hâle getirilir.
- Belgelerin hangi biçimde ve sürede iletileceği belirlenir; elektronik belge sistemleri için erişim düzeni kurulur.
- Her ay kayıtlar işlendikten sonra kasa, banka, cari, stok ve katma değer vergisi hesapları üzerinde kontrol yapılır; farklar dönem kapanmadan giderilir.
- Beyan dönemlerinde hesap bakiyeleri beyan verileriyle karşılaştırılır.
- Hesap dönemi sonunda envanter, değerleme, karşılık ve reeskont işlemleri tamamlanır; mali tablolar çıkarılır.
Gerekli belgeler
İşletmeden istenen bilgi ve belgeler genel olarak şunlardır:
- Vergi levhası, ticaret sicili kaydı ve varsa şirket ana sözleşmesi
- Kullanılan muhasebe programının hesap planı ile son dönem mizanı
- Önceki hesap dönemine ait bilanço, gelir tablosu ve verilmiş beyannameler
- Alış ve satış faturaları, irsaliyeler, gider belgeleri ve elektronik belge arşivine erişim
- Banka hesap ekstreleri, kredi ve finansal kiralama sözleşmeleri, POS hesap özetleri
- Stok sayım listeleri, üretim reçeteleri ve varsa mevcut maliyet raporları
- Cari hesap mutabakat yazışmaları ile dava ve icra takibine ilişkin belgeler
- Personel listesi, bordrolar ve sigorta prim bildirimleri
Bilgi almak için
Muhasebe düzeninin faaliyet yapınıza göre nasıl kurgulandığına ilişkin bilgilendirme talebinizi iletişim sayfasındaki bilgiler üzerinden iletebilirsiniz.