Muhasebe yazılımı ve altyapı kurulumu; işletmenin kayıt düzenini taşıyacak programın seçilmesi, hesap planının kurulması, e-Belge uygulamalarıyla bağlantının sağlanması ve verilerin yeni ortama aktarılması işlerini kapsar. Çalışmanın amacı; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun defter, belge, muhafaza ve ibraz hükümlerinin gündelik iş akışı içinde kendiliğinden karşılanmasıdır. Kurulum, programın açılmasıyla değil; ilk dönem kayıtlarının hatasız üretilmesi ve mutabakatların tamamlanmasıyla bitmiş sayılır.
Yazılım seçiminde değerlendirilen ölçütler
Küçük ve orta ölçekli işletmelerde seçim çoğunlukla lisans bedeli karşılaştırması üzerinden yapılır; oysa belirleyici olan, programın işletmenin belge akışına ve mevzuata uyum yeteneğidir. Ön muhasebe ile genel muhasebenin aynı veri tabanında mı yoksa aktarım yoluyla mı çalıştığı, aynı belgenin iki kez kaydedilip kaydedilmeyeceğini doğrudan belirler.
Değerlendirmede genellikle şu başlıklar karşılaştırılır:
- e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu ve e-Defter uygulamalarının yazılım içinden yürütülebilmesi
- tek düzen hesap planına uygun çalışma ve alt hesap kırılımı açabilme esnekliği
- stok, cari hesap, kasa, banka ve çek-senet modüllerinin muhasebe fişine bağlanma biçimi
- KDV, tevkifat, stopaj ve istisna kodlarının belge düzeyinde tanımlanabilmesi
- beyanname ve bildirimlere veri üretebilme ile dışa aktarım biçimleri
- kullanıcı yetkilendirme, işlem günlüğü ve kayıt değişikliklerinin izlenebilirliği
- veri tabanının nerede tutulduğu, yedek alma yöntemi ve verilerin dışa aktarılabilirliği
- mevzuat değişikliklerinde güncelleme sağlanıp sağlanmadığı ve destek kanalının işleyişi
Bulut tabanlı ve yerel sunucuda çalışan çözümler arasındaki tercih de bu aşamada yapılır. Bulut çözümlerde erişim ve güncelleme kolaylığı öne çıkarken; verinin barındırıldığı yer, sözleşme sona erdiğinde verinin işletmeye hangi biçimde teslim edileceği ve saklama yükümlülüğünün nasıl karşılanacağı sözleşmede açıkça yer almalıdır. Kurulumun teknik adımları yazılım sağlayıcısı ya da özel entegratörle birlikte yürütülür; muhasebe tarafında yapılan iş, kayıt düzeninin ve mevzuata uyumun kurulmasıdır.
Hesap planının kurulması
Hesap planı, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile belirlenen tek düzen yapısı esas alınarak kurulur. Ana hesaplar tebliğdeki anlamlarıyla kullanılır; işletmeye özgü ayrım ise alt hesap kırılımlarıyla sağlanır. Şube, proje, masraf merkezi veya ürün grubu bazında izleme yapılacaksa bu yapı en baştan tasarlanır, çünkü kırılımın sonradan değiştirilmesi geçmiş dönem verisinin karşılaştırılabilirliğini bozar.
Cari hesap kodlaması, stok kart yapısı ve gider hesaplarının kırılımı birbiriyle tutarlı kurulur. Gider hesaplarında hem gider yerinin hem de gider türünün izlenebilmesi, dönem sonunda maliyet dağıtımını ve kanunen kabul edilmeyen giderlerin ayrıştırılmasını kolaylaştırır. Kanunen kabul edilmeyen giderler için ayrı alt hesap açılması, beyan döneminde ayrıştırma yükünü azaltır.
Kırılım tasarlanırken dönem içinde ve dönem sonunda hangi raporların üretileceği önceden belirlenir. Yıl içinde izlenmek istenen bir ayrımın hesap planında karşılığı yoksa aynı bilgi sonradan tablo dışı listelerle yeniden üretilmek zorunda kalır; bu da mutabakatı güçleştirir.
e-Belge uygulamalarına uyum
e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Defter uygulamalarına ilişkin zorunluluk kapsamı, Vergi Usul Kanunu genel tebliğleriyle düzenlenir. Kapsam; ilgili tebliğde belirlenen brüt satış hasılatı eşiklerinin aşılması, faaliyet konusunun tebliğde sayılan sektörler arasında bulunması ya da e-Fatura kapsamına girilmesi gibi ölçütlere bağlıdır. Zorunluluğun başlangıcı da yine tebliğde öngörülen süreye göre belirlenir; bu nedenle kapsam değerlendirmesi her hesap dönemi için yenilenir.
Uygulamalara geçiş için tüzel kişilerde mali mühür, gerçek kişilerde nitelikli elektronik sertifika ya da mali mühür temin edilir. Kurulum sırasında fatura senaryolarının doğru tanımlanması önemlidir: alıcının Gelir İdaresi Başkanlığı kayıtlı kullanıcı listesinde bulunup bulunmadığına göre düzenlenecek belge türü değişir ve yanlış türde düzenlenen belge iptal ve itiraz sürecine konu olur. Yazılım tarafında kayıtlı kullanıcı listesinin düzenli güncellenmesi bu hatayı büyük ölçüde önler.
e-Defter uygulamasında defterlerin oluşturulması, berat dosyalarının Başkanlık sistemine yüklenmesi ve ikincil kopyaların saklanması ayrı adımlardır. Yükleme süreleri mevzuatta belirlenmiştir ve kaçırılması özel usulsüzlük yaptırımına konu olabildiğinden, takvim yazılım içinde hatırlatmaya bağlanır.
Özel entegratör, doğrudan entegrasyon ve portal ayrımı
e-Belge uygulamaları üç yöntemle yürütülebilir. GİB portalı, Başkanlığın sunduğu arayüz üzerinden belge düzenlemeye dayanır; belge sayısı düşük olan işletmeler için yeterli olabilir, ancak muhasebe yazılımıyla otomatik bağlantı kurulmadığından kayıtlar el ile işlenir. Doğrudan entegrasyon, işletmenin bilgi işlem sisteminin Başkanlık sistemine bağlanmasıdır ve sürekli teknik kapasite gerektirir.
Özel entegratör yöntemi, Başkanlıktan izin almış bir hizmet sağlayıcı üzerinden belge gönderim ve alımının yürütülmesidir. Muhasebe yazılımı ile entegratör arasında bağlantı kurulduğunda düzenlenen belge aynı anda hem gönderilir hem kayda alınır. Yöntem seçilirken saklama hizmetinin kapsamı, arşive erişim süresi, sözleşme bitiminde verinin teslim biçimi, kesinti durumunda izlenecek yol ve gelen belgelerin muhasebeye hangi sıklıkta aktarılacağı değerlendirilir.
Veri aktarımı ve açılış fişi
Yeni yazılıma geçişte iki farklı senaryo vardır. Dönem başında yapılan geçişte önceki dönemin kapanış bilançosu esas alınarak açılış fişi düzenlenir; cari hesap, stok, banka, çek-senet ve sabit kıymet bakiyeleri kart bazında aktarılır. Dönem ortasında yapılan geçişte ise geçiş tarihi itibarıyla ara mizan çıkarılır ve kayıtlar bu mizandan devam ettirilir.
Aktarım sonrasında mutabakat yapılmadan kurulum tamamlanmış sayılmaz. Açılış fişinin toplam borç-alacak eşitliği, cari hesap bakiyelerinin yardımcı defterle uyumu, stok miktar ve tutarlarının sayım listesiyle karşılaştırılması, sabit kıymetlerde birikmiş amortismanların ayrı satırda taşınması kontrol edilir. Sabit kıymetlerde aktife giriş tarihi ve maliyet bileşenlerinin aktarılmaması, sonraki dönemlerde amortisman hesabını kullanılamaz hâle getirir.
Eski programdan alınan dökümler, geçiş tamamlandıktan sonra da okunabilir biçimde saklanır. Aktarımda taşınmayan alanların hangi belgelerden yeniden üretilebileceği geçiş sırasında yazılı olarak belirlenir; aksi hâlde eksik alan çoğunlukla dönem sonunda fark edilir.
Yetkilendirme, yedekleme ve saklama
Yetkilendirme, kurulumun en çok ihmal edilen başlığıdır. Bütün kullanıcıların yönetici yetkisiyle çalıştığı yapıda hatalı kaydın kim tarafından yapıldığı tespit edilemez ve kayıt silme işlemleri iz bırakmadan gerçekleşebilir. Kasa ve banka giriş yetkisi ile onay yetkisinin farklı kişilerde bulunması, tahsilat ve ödeme süreçlerinde temel görev ayrılığı ilkesidir.
Uygulamada gözetilen ilkeler şunlardır: her kullanıcının kendi hesabıyla oturum açması, ortak parola kullanılmaması, kapanan dönemlere kayıt girişinin kilitlenmesi, hatalı kaydın silinmesi yerine ters kayıtla düzeltilmesi ve işlem günlüğünün açık tutulması. Mali mühür ile elektronik imza araçlarının kimde bulunduğu ve hangi işlemler için kullanıldığı yazılı olarak belirlenir.
Elektronik ortamda tutulan kayıtların muhafazası, kâğıt defterlerde olduğu gibi yükümlülüktür. 213 sayılı Kanun'da öngörülen muhafaza ve ibraz süresi ile 6102 sayılı Kanun'un ticari defter ve belgeler için öngördüğü saklama süresi aynı değildir; arşiv planlanırken mevzuatta öngörülen sürelerden uzun olanı esas alınır. e-Defter dosyaları beratlarıyla birlikte saklanır; berattan ayrı tutulan defter dosyası ibraz bakımından tek başına anlam taşımaz.
Yedekleme düzeninde yedeğin alınması kadar geri dönülebilirliğinin sınanması da önemlidir. Düzenli aralıklarla otomatik yedek alınması, en az bir kopyanın işletme dışında bir ortamda tutulması ve belirli dönemlerde deneme geri yüklemesi yapılması asgari bir yapı oluşturur. Bulut çözümlerde hizmet sağlayıcının aldığı yedek, işletmenin kendi arşiv yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Süreç nasıl işler
Kurulum çalışması genel olarak aşağıdaki sırayla yürütülür:
- mevcut durumun tespiti: kullanılan program, belge akışı, günlük işlem hacmi ve kullanıcı sayısının çıkarılması
- e-Belge kapsam değerlendirmesi ile gerekli sertifika ve başvuru adımlarının belirlenmesi
- yazılım ve entegrasyon yönteminin işletmenin belge hacmine göre seçilmesi
- hesap planının, cari ve stok kart yapısının, gider yeri kırılımının tasarlanması
- bakiye ve kart aktarımı ile açılış fişinin düzenlenmesi, mutabakatların yapılması
- kullanıcı tanımları, yetki grupları ve dönem kilitlerinin kurulması
- deneme dönemi: belge düzenleme, gönderim, kayda alma ve rapor üretme adımlarının izlenmesi
- yedekleme takviminin ve e-Defter berat yükleme hatırlatmalarının devreye alınması
Gerekli belgeler
Çalışmanın yürütülebilmesi için işletmeden istenen bilgi ve belgeler şunlardır:
- vergi levhası, ticaret sicil bilgileri ve imza sirküleri
- varsa mevcut mali mühür veya elektronik imza bilgileri ile şifre yönetimine ilişkin durum
- geçiş tarihi itibarıyla ayrıntılı mizan ve kapanış bilançosu
- cari hesap, stok, banka, çek-senet ve sabit kıymet bakiye listeleri
- sabit kıymet envanteri, aktife giriş tarihleri ve birikmiş amortisman dökümü
- mevcut yazılımdan alınmış dışa aktarım dosyaları ve varsa hesap planı listesi
- özel entegratör veya yazılım sağlayıcısıyla yapılmış sözleşmeler
- yazılımı kullanacak personelin listesi ile görev ve yetki dağılımı
Bilgi almak için
Kurulumun kapsamı; işletmenin belge hacmine ve e-Belge uygulamaları bakımından içinde bulunduğu duruma göre değişir. Mevcut altyapının değerlendirilmesine ilişkin bilgilendirme talepleri iletişim sayfası üzerinden iletilebilir.