Ön muhasebe eğitimi ve süreç kontrolü; işletme içinde belge toplayan, fatura düzenleyen ve kayıt giren personelin bu işi hangi ölçütlere göre yürüteceğinin anlatılmasını kapsar. Çalışma belge türlerinin ayrımı, kasa ve banka kayıtları, cari hesap takibi ve ay kapanışı öncesi kontrol adımları üzerine kuruludur. Konu, muhasebeye teslim edilen dosyanın eksiksiz ve kendi içinde tutarlı olmasını sağlayan iş düzenidir.
Ön muhasebenin görev sınırı
Ön muhasebe, resmî defter kayıtlarının tutulduğu yer değildir; ticari hareketin belgeye ve işletme içi kayda dönüştüğü aşamadır. Fatura düzenlenmesi, gelen belgelerin toplanması, tahsilat ve ödemelerin izlenmesi, stok ile cari hareketlerin takibi bu aşamada yürütülür. Defter, beyanname ve mali tablo çalışmaları ise 3568 sayılı Kanun kapsamında meslek mensubu tarafından yapılır; kaydın mevzuata uygunluğuna ilişkin son değerlendirme de bu aşamada yapılır.
Bu sınırın açıkça çizilmesi önemlidir. Ön muhasebe programının çıktısı ile resmî muhasebe kaydı her zaman birebir aynı olmaz; farkın nereden doğduğu bilinmeden yapılan düzeltmeler çoğunlukla yeni fark üretir. Eğitimde önce hangi kararın işletme içinde verilebileceği, hangi konunun sorulmadan işleme alınmaması gerektiği belirlenir.
İkinci gruba giren konular genellikle şunlardır: belge türünün tereddütlü olduğu işlemler, iade ve iskonto uygulamaları, tevkifat içeren işler, istisna kapsamındaki teslimler, yurt dışı alım ve satımları ile personele yapılan ödemelerin niteliğinin değiştiği durumlar. Bu başlıklarda işlem, belgesi düzenlenmeden önce meslek mensubuna sorulur.
Belge türlerinin ayrımı
Ön muhasebede en sık karşılaşılan hata, işlemin niteliğine uymayan belgenin düzenlenmesidir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu belge türlerini ayrı ayrı tanımlar ve her birinin hangi durumda kullanılacağını belirler; belge türü yanlış seçildiğinde işlem kaydedilmiş olsa dahi belgesiz sayılabilir.
- Fatura: satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı gösterir; düzenlenme süresi ve üzerinde bulunması zorunlu bilgiler VUK'ta belirlenmiştir.
- Sevk irsaliyesi: malın fiilen sevkinde düzenlenir, faturanın yerine geçmez; malın hareketini belgeler ve taşıma sırasında araçta bulundurulur.
- Gider pusulası: belge düzenleme yükümlülüğü bulunmayan kişilerden yapılan alım ve hizmet teminlerinde, alıcı tarafından düzenlenir.
- Serbest meslek makbuzu: serbest meslek erbabının tahsil ettiği tutar için düzenlediği belgedir ve tahsilat esasına bağlıdır.
- Müstahsil makbuzu: defter tutmayan çiftçilerden yapılan alımlarda kullanılır.
- Perakende satış vesikaları: yazar kasa fişi, perakende satış fişi ve benzeri belgelerdir; gider olarak kabul edildiği hâller ve tutar sınırları mevzuatla çizilmiştir.
Elektronik uygulamalara dâhil olan işletmelerde aynı ayrım e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Serbest Meslek Makbuzu için de geçerlidir. Alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olup olmadığı, belgenin düzenlendiği anda kontrol edilir; bu kontrol yapılmadığında belge çoğu zaman iptal edilip yeniden düzenlenmek zorunda kalır.
Kasa ve banka kayıtları
Kasa hesabı işletmede fiilen bulunan nakdi gösterir. Bu nedenle kaydın temel kuralı, gün sonunda hesap bakiyesinin sayılabilir tutara eşit olması ve hiçbir zaman eksi bakiye vermemesidir. Eksi bakiye, kaydedilmemiş bir tahsilat ya da tarihi yanlış girilmiş bir ödeme bulunduğunun göstergesidir ve kaynağına dönülerek düzeltilir.
Banka tarafında ekstre esastır. Her hareketin karşılığı ekstrede görülmeli; havale, EFT, POS tahsilatı, kredi kartı komisyonu, kredi taksiti, faiz ve masraf kalemleri ayrı ayrı izlenmelidir. POS tahsilatlarında bankaya geçen net tutar satış tutarından farklıdır; aradaki fark komisyon ve blokajdan kaynaklanır. Satış kaydının bankaya geçen net tutar üzerinden yapılması yaygın bir hatadır ve hem hasılatı hem de hesaplanan katma değer vergisini eksik gösterir.
Tahsilat ve ödemelerin belirli bir tutarı aşması hâlinde banka veya benzeri finansal kurumlar aracılığıyla yapılması zorunluluğu, VUK'a dayanılarak çıkarılan tebliğlerle düzenlenmiştir. Kapsam ve sınır tutarı değişebildiğinden, yüksek tutarlı nakit işlemler öncesinde yürürlükteki düzenlemeye bakılması gerekir. Ortakların işletme kasasından yaptığı nakit çekiş ve yatırışlar da kasada değil, ortaklar cari hesabında ve tarihine göre izlenir.
Cari hesap takibi ve mutabakat
Cari hesap, bir müşteri veya satıcıyla olan borç-alacak ilişkisinin zaman içindeki seyridir. Kaydın doğru olması için her hareketin kaynağıyla eşleşmesi gerekir; fatura, iade faturası, tahsilat ve tediye makbuzu, çek-senet giriş çıkışı ile mahsup işlemleri hesapta ayrı ayrı görünmelidir.
Sık karşılaşılan sorun, aynı firmanın birden fazla kart altında açılması ve bakiyenin bölünmesidir. Unvan, vergi kimlik numarası ve şube ayrımı sabit bir kurala bağlanmadığında dönem sonunda mutabakat yapılamaz. Bunun önüne geçmek için kart açılışında vergi kimlik numarası zorunlu alan olarak tanımlanır ve unvan yazımı tek bir biçime bağlanır.
Çek ve senetlerin cari hesabı kapattığı an ayrıca öğretilir: alınan çekin cari hesabı kapatması ile çekin tahsil edilmesi farklı işlemlerdir. Karşılıksız çıkan, ciro edilen veya iade alınan çeklerin izlenmediği kayıtlarda bakiye gerçeği yansıtmaz. Belirli dönemlerde karşı taraftan yazılı mutabakat alınması, farkın büyümeden görülmesini sağlar.
Ay kapanışı öncesi kontrol listesi
Dönem kapanmadan önce yapılan kontrol, muhasebeye giden dosyanın niteliğini belirler. Aşağıdaki başlıklar her ay aynı sırayla gözden geçirilir:
- Satış faturalarında numara sırasının kesintisiz olması, iptal edilen belgelerin nüshalarıyla birlikte saklanması
- Alış faturalarının tamamının teslim alınmış olması, e-Fatura kutusunda görünüp dosyaya girmemiş belge bulunmaması
- Kasa bakiyesinin sayımla, banka bakiyelerinin ekstreyle karşılaştırılması
- POS tahsilat toplamının satış kayıtlarıyla; ödeme kaydedici cihaz kullanılıyorsa günlük Z raporları ile aylık mali raporun aynı kayıtlarla karşılaştırılması
- Cari hesaplarda beklenmeyen ters bakiyelerin ve hareketsiz kalan büyük bakiyelerin incelenmesi
- Personel giriş çıkış hareketleri ile izin, rapor ve fazla çalışma kayıtlarının bordro için hazırlanması
- Stok hareketlerinin alış ve satış belgeleriyle karşılaştırılması, sayım farklarının yazılı olarak not edilmesi
- Alınan avans, verilen depozito ve kapanmamış sipariş kayıtlarının gözden geçirilmesi
Kontrol listesi bir tutanağa bağlanır; hangi başlığın, kim tarafından, hangi tarihte kontrol edildiği kaydedilir. Bu kayıt, sonraki dönemlerde tekrar eden hataların kaynağını göstermesi bakımından yararlıdır.
Sık yapılan hatalar ve düzeltme yolları
Belge tarihi ile kayıt tarihinin karıştırılması en yaygın hatadır. Kayıt, belgenin düzenlendiği tarihe göre yapılır; belgenin işletmeye geç ulaşması bu tarihi değiştirmez. Ayrım özellikle dönem sonlarında ve katma değer vergisi indirim hakkının hangi dönemde kullanılacağı bakımından önem taşır; 3065 sayılı Kanun bu hakkı belirli bir süreye bağlamıştır.
İkinci yaygın hata, iade ve iskonto işlemlerinin kural aranmadan kaydedilmesidir. Malın iadesinde belgenin kim tarafından düzenleneceği tarafların mükellefiyet durumuna göre değişir; ciro primi, vade farkı ve kur farkı gibi işlemlerde ise belgenin türü ile katma değer vergisi karşısındaki durumu ayrıca değerlendirilir. Bu işlemler sorulmadan işleme alınmaz.
Düzeltme yolu hatanın niteliğine göre değişir. İşletme içi programdaki kayıt hatası kaynağına dönülerek düzeltilir. Düzenlenmiş bir belgede hata varsa belge iptal edilip yeniden düzenlenir ya da işlem iade belgesiyle tersine çevrilir; elektronik belgelerde iptal ve itiraz için mevzuatta öngörülen süre ve yöntem esastır. Hata beyana yansımışsa düzeltme beyannamesi ile VUK'ta düzenlenen pişmanlık ve ıslah hükümleri gündeme gelir; bu değerlendirme meslek mensubuyla birlikte yapılır.
Süreç nasıl işler
Eğitim, genel bir anlatım yerine işletmede fiilen kullanılan belgeler ve program üzerinden yürütülür. Akış şu adımlardan oluşur:
- Mevcut durumun tespiti: kullanılan program, belge türleri, kasa-banka düzeni, dosyalama biçimi ve görev dağılımının görülmesi
- Belge düzeninin anlatılması: hangi işlemde hangi belgenin düzenleneceğinin örnek belgeler üzerinde çalışılması
- Kayıt uygulaması: kasa, banka, cari ve stok hareketlerinin örnek işlemlerle birlikte girilmesi
- Ay kapanışı kontrol listesinin işletmeye göre uyarlanması ve yazılı hâle getirilmesi
- Teslim disiplininin belirlenmesi: belgelerin hangi tarihe kadar, hangi sırayla ve hangi biçimde iletileceğinin kurala bağlanması
- İlk dönemlerin birlikte kapatılması ve teslim edilen dosya üzerinden geri bildirim verilmesi
- Tekrar eden hataların izlenmesi ve kontrol listesinin dönem dönem güncellenmesi
Teslim disiplininde ölçüt, belgelerin ait olduğu dönemi izleyen süre içinde ve mümkün olduğunca tek seferde iletilmesidir. Parça parça gelen belgeler hem kayıt sırasını bozar hem de beyan öncesinde eksik tespitini güçleştirir. Eksik belge çıkması hâlinde bunun yazılı olarak bildirilmesi, dosyanın hangi noktada beklediğini izlenebilir kılar.
Gerekli belgeler
Çalışmanın işletmeye göre kurulabilmesi için istenen bilgi ve belgeler şunlardır:
- Kullanılan ön muhasebe programının adı, sürümü ve yetkili kullanıcı bilgileri
- Düzenlenen ve alınan belgelerin örnekleri: fatura, irsaliye, gider pusulası, makbuz ve varsa perakende satış vesikaları
- Kasa raporu ile dönem içi tahsilat ve tediye makbuzları
- Banka hesap ekstreleri, POS ve kredi kartı ekstreleri
- Cari hesap listesi ile dönem sonu bakiye dökümü
- Stok listesi ve varsa sayım kayıtları
- Personel listesi ile giriş çıkış, izin ve çalışma saati kayıtları
- Varsa mevcut kontrol listeleri, dosyalama şeması ve görev tanımları
Belgelerin örneği üzerinden çalışılır; asıllarının işletmede kalması ve muhafaza düzeninin bozulmaması esastır.
Bilgi almak için
Çalışmanın kapsamı ve işletmeye göre nasıl uyarlandığı hakkında bilgilendirme talebi için iletişim sayfasındaki kanallar kullanılabilir. Muhasebeye teslim edilecek belgeler ve dönem kapanışına ilişkin genel çerçeve, ilgili bilgilendirme yazısında ayrıca ele alınmıştır.