Bu bölüm, muhasebe ve bordro çalışmalarında yardımcı olarak kullanılan ücretsiz program ve araçlara ilişkin bağlantılardan oluşur. Tali bir başlıktır; meslekî çalışmanın kendisini değil, o çalışmada kullanılan yardımcı araçları konu alır ve bağlantılar üçüncü kişilere ait kaynaklara yönlendirir.
Bölümün kapsamı
Buradaki araçlar hesaplama, dosya dönüştürme, görüntüleme ve form doldurma gibi işlerde kolaylık sağlar; hiçbiri defter tutma, beyan verme veya bildirim yükümlülüğünü tek başına yerine getirmez. Yasal yükümlülük mükellefe, meslekî sorumluluk ise 3568 sayılı Kanun çerçevesinde meslek mensubuna aittir. Program çıktısı, mevzuat hükmü karşısında ayrıca kontrol edilir.
Lisans ve kaynak güvenilirliği
Bilgisayar programları 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında korunur. “Ücretsiz” ifadesi her durumda serbest kullanım anlamına gelmez; kişisel kullanıma açık bir sürümün ticarî işletmede kullanılması ayrı lisans gerektirebilir. Kurulum dosyalarının üreticinin kendi sayfasından ya da ilgili kamu kurumunun resmî adresinden indirilmesi, sürüm bilgisinin ve varsa imzasının kontrol edilmesi uygun olur.
Veri güvenliği
Muhasebe verisi çalışan, müşteri ve cari hesap bilgisi içerdiğinden 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamına girer. Çevrimiçi hesaplama araçlarına gerçek kimlik veya ücret verisi girilmesi, veri aktarımı sonucunu doğurabilir. Bu nedenle uygulamada şu noktalar gözetilir:
- Deneme ve hesaplamalarda gerçek veri yerine örnek veri kullanılması.
- Erişim yetkilerinin kullanıcı bazında ayrılması, ortak parola kullanılmaması.
- Bulut hizmetlerinde verinin nerede saklandığının ve sözleşme koşullarının incelenmesi.
- Kullanılmayan programların ve eski kullanıcı hesaplarının kaldırılması.
- Güncelleme ve güvenlik yamalarının düzenli olarak uygulanması.
Yedekleme disiplini
213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun saklama ve ibraz ödevine ilişkin hükümleri, elektronik ortamda tutulan kayıtlar için de geçerlidir. Yedeğin düzenli aralıklarla alınması, en az bir kopyanın çalışılan cihazdan ayrı ortamda tutulması ve geri yüklemenin belirli aralıklarla denenmesi gerekir. e-Defter, e-Fatura ve berat dosyalarında imzalı asıl dosyaların bozulmadan ve mevzuatta belirlenen süre boyunca saklanması esastır.
Program değişikliği veya sürüm yükseltmesi öncesinde mevcut verinin tam yedeğinin alınması, veri kaybı riskini azaltır. Yedeğin nerede tutulduğu ve kimin eriştiği de kayıt altına alınır.