İşveren sıfatı; 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile bunlara bağlı yönetmeliklerden doğan sürekli yükümlülükler getirir. Bu çalışmada işyerinin çalışan yapısı, sözleşme türleri, çalışma düzeni ve bildirim yükümlülükleri mevzuat karşısında değerlendirilir; eksik veya süresi geçmiş işlemler tespit edilerek kayıt düzeni buna göre kurulur. Değerlendirmelerde ilgili dönemde yürürlükte olan düzenlemeler esas alınır.
Yükümlülüklerin kapsamı nasıl belirlenir
İşverene düşen yükümlülükler her işyerinde aynı değildir. Çalışan sayısı, işyerinin tehlike sınıfı, faaliyet konusu, sözleşme türleri ve alt işveren bulunup bulunmaması, hangi hükümlerin uygulanacağını doğrudan etkiler. Çalışma bu nedenle işyeri ve çalışan envanterinin çıkarılmasıyla başlar; kısmi süreli, belirli süreli veya uzaktan çalışma gibi özel düzenler ile yabancı çalışan bulunup bulunmadığı tespit edilir.
Çerçeveyi oluşturan başlıca düzenlemeler 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Kanun, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu ile 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun hizmet sözleşmesine ilişkin hükümleridir. Mevzuatta belirlenen çalışan sayısına ulaşan işyerlerinde 4857 sayılı Kanun'un 30. maddesi uyarınca engelli çalıştırma yükümlülüğü de gündeme gelir; kontenjan ve bildirim işlemleri İŞKUR üzerinden yürütülür.
Bu çalışma; bildirim, bordro ve kayıt düzeninin mevzuata uygun biçimde kurulması ile sınırlıdır. Uyuşmazlık hâlinde dava ve temsil işlemleri avukatlık mesleğinin, iş sağlığı ve güvenliği hizmetinin bizzat verilmesi ise yetkilendirilmiş kişi ve kuruluşların kapsamındadır.
İşyeri tescili, sigortalı bildirimleri ve özlük düzeni
Sigortalı çalıştırmaya başlanmadan önce işyeri bildirgesiyle tescil yapılır ve işyeri sicil numarası alınır. Sigortalı işe giriş bildirgesi kural olarak çalışmaya başlanmadan önce verilir; işten ayrılış bildirgesi ile aylık bildirimler mevzuatta öngörülen süreler içinde gönderilir. Prim ve kesintiler, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden verilen Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi ile beyan edilir.
Ay içinde tam çalışılmayan dönemlerde eksik gün nedeni bildirilir ve mevzuatın aradığı hâllerde bunu belgeleyen kayıtlar hazır bulundurulur. İstirahat, ücretsiz izin ve puantaj kayıtları arasındaki uyum, incelemelerde ilk bakılan noktalardan biridir.
4857 sayılı Kanun'un 75. maddesi uyarınca her çalışan için özlük dosyası tutulur. Dosyada kimlik belgeleri, iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, sağlık raporu, eğitim kayıtları, izin talepleri, ücret hesap pusulaları ile disiplin ve fesih evrakı bulunur. Kanunda belirtilen süreyi aşan sözleşmelerin yazılı yapılması, aynı Kanun'un 8. maddesinde öngörülmüştür.
Çalışma süreleri ve fazla çalışma
Haftalık genel çalışma süresi ile günlük üst sınır 4857 sayılı Kanun'un 63. maddesinde belirlenmiştir. Bu süre, tarafların anlaşmasıyla maddedeki günlük sınır aşılmamak koşuluyla haftanın çalışılan günlerine farklı biçimde dağıtılabilir; aynı madde çerçevesinde denkleştirme uygulanabilir. Ara dinlenme süreleri 68., gece çalışmasına ilişkin sınırlamalar 69. maddede düzenlenmiştir.
Kanun'un 41. maddesi uyarınca haftalık yasal süreyi aşan çalışmalar fazla çalışma sayılır ve her saat için normal saatlik ücret maddede öngörülen oranda artırılarak ödenir. Sözleşmeyle haftalık sürenin daha az belirlendiği hâllerde yasal süreye kadar yapılan çalışma fazla sürelerle çalışma sayılır ve maddede bunun için öngörülen daha düşük oranda zamlı ödenir. Çalışan, zamlı ücret yerine serbest zaman kullanmayı tercih edebilir; fazla çalışma, maddedeki yıllık üst sınırı aşamaz.
Uygulamada asıl sorun ücretin ödenmemesinden çok kaydın tutulmamasından doğar. Çalışanın onayının alınması, sürelerin puantajla izlenmesi ve tahakkukun bordroda ayrı satırda gösterilmesi gerekir.
Yıllık ücretli izin ve tatil hakları
Yıllık ücretli izne hak kazanma, işyerinde bir yıllık çalışma süresinin doldurulmasına bağlıdır. 4857 sayılı Kanun'un 53. maddesi kıdem dilimlerine göre asgari izin sürelerini belirlemiş; genç çalışanlar ile maddede gösterilen yaşın üzerindeki çalışanlar için daha yüksek bir alt sınır öngörmüştür. İzin süreleri sözleşmeyle artırılabilir, azaltılamaz.
İzin, çalışanın talebi ve işverenin onayıyla bölünebilir; ancak bölümlerden birinin kanunda öngörülen asgari gün sayısından az olmaması gerekir. İzin kayıtları izin defterinde tutulur, talep formları imzalı saklanır. Hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günlerine ilişkin ücret esasları, 4857 sayılı Kanun ve 2429 sayılı Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Hakkında Kanun çerçevesinde belirlenir.
Ücret ödeme düzeni ve bordro
Ücret, 4857 sayılı Kanun'un 32. maddesi uyarınca en geç ayda bir ödenir; mevzuatta belirlenen çalışan sayısını aşan işyerlerinde ödemenin banka aracılığıyla yapılması zorunludur. Ödeme sırasında 37. maddede öngörülen ücret hesap pusulasının verilmesi ve 38. maddedeki ücret kesme cezasına ilişkin sınırlamalara uyulması gerekir.
Bordronun prime esas kazanç yönünden doğruluğu 5510 sayılı Kanun'un 80. maddesine göre değerlendirilir. Yemek, çocuk ve aile yardımı gibi ödemelerin prime esas kazançtan istisna tutulacak kısımları ile prime esas kazancın alt ve üst sınırları, ilgili dönemde yürürlükte olan düzenlemelere göre uygulanır. Asgari ücret değişiklikleri teşvik ve eksik gün hesaplarını da etkilediğinden bordro parametreleri her dönem gözden geçirilir.
İş sağlığı ve güvenliği yükümlülük düzeyleri
6331 sayılı Kanun, çalışan sayısına bakılmaksızın kural olarak bütün işyerlerini kapsar; yükümlülüklerin düzeyi ise işyerinin az tehlikeli, tehlikeli veya çok tehlikeli sınıfta yer almasına göre değişir. Tehlike sınıfı, faaliyet koduna göre ilgili tebliğ çerçevesinde belirlenir ve iş güvenliği uzmanı ile işyeri hekimi görevlendirme sürelerini doğrudan etkiler.
Temel yükümlülükler; risk değerlendirmesinin yapılması, acil durum planlarının hazırlanması, çalışanlara eğitim verilmesi, işe giriş ve periyodik sağlık muayeneleri ile görevlendirmelerin İSG-KATİP üzerinden kayıt altına alınmasıdır. Mevzuatta belirlenen sayıda çalışanın bulunduğu ve belirtilen süreyi aşan sürekli işlerin yapıldığı işyerlerinde iş sağlığı ve güvenliği kurulu oluşturulur.
İş kazası ve meslek hastalığı hâllerinde Sosyal Güvenlik Kurumu'na mevzuatta öngörülen süre içinde bildirim yapılır; işyerinde ayrıca kaza ve ramak kala olay kayıtları tutulur. Bu başlıkta yürütülen çalışma, yükümlülük düzeyinin tespiti ile takvimin izlenmesinden ibarettir.
Asıl işveren ve alt işveren ilişkisi
4857 sayılı Kanun'un 2. maddesi, asıl işin bir bölümünün alt işverene verilmesini sınırlamıştır: bu ancak işletmenin ve işin gereği ya da teknolojik nedenlerle uzmanlık gerektiren işlerde mümkündür. Yardımcı işlerin devri bu sınırlamaya tabi değildir. İlişkinin kurulmasıyla alt işveren adına ayrı bir işyeri dosyası tescil edilir ve alt işverenlik sözleşmesi ilgili yönetmelik çerçevesinde incelenmek üzere hazır bulundurulur.
Muvazaanın tespiti hâlinde alt işveren çalışanları başlangıçtan itibaren asıl işverenin çalışanı sayılır; bu durum kıdem, ücret ve prim yönünden geriye dönük sonuçlar doğurur. Ayrıca asıl işveren, alt işverenin çalışanlarına karşı doğan yükümlülüklerden alt işverenle birlikte sorumludur. İhale konusu işler ile özel bina inşaatlarında, işin bitiminde ilişiksizlik belgesi alınabilmesi bildirilen işçilik tutarının incelenmesine bağlıdır.
Denetim ve inceleme hâlinde hazırlık
Denetimler, çalışan şikâyeti üzerine veya programlı biçimde yapılabilir. İş mevzuatı yönünden inceleme iş müfettişlerince, sigorta primleri ve kayıt dışı istihdam yönünden inceleme ise Sosyal Güvenlik Kurumu denetim elemanlarınca yürütülür. Şikâyet başvuruları e-Devlet üzerinden de yapılabilir.
İnceleme sırasında sözleşmeler, bordrolar, puantaj ve izin kayıtları, ücret ödemelerine ilişkin banka kayıtları, özlük dosyaları ile yasal defter ve belgeler istenir. İstenen belgelerin süresinde ibraz edilmemesi, 5510 sayılı Kanun ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu yönünden ayrıca sonuç doğurur.
Hazırlık, belgeleri bir araya getirmekten ibaret değildir; kayıtlar arasındaki tutarsızlıkların önceden tespiti, düzenlenen tutanak ve raporlara ilişkin idari başvuru sürelerinin takibi ile dayanak kayıtların derlenmesi de sürecin parçasıdır.
İdari para cezası ve destek kaybı riskleri
Bildirim ve kayıt yükümlülüklerine aykırılık, 5510 sayılı Kanun'un 102., 4857 sayılı Kanun'un 98. ve devamı ile 6331 sayılı Kanun'un 26. maddeleri uyarınca idari para cezası gerektirir. Tutarlar asgari ücrete veya yeniden değerleme oranına bağlandığından, fiilin işlendiği dönemde yürürlükte olan düzenlemeye bakılır; süresinde ödeme hâlinde indirim öngören hükümler ayrıca gözetilir.
Uygulamada en sık karşılaşılan aykırılıklar; işe giriş bildirgesinin geç verilmesi, eksik gün belgesinin sunulmaması, beyanname ve prim ödemelerinde gecikme, işyeri bildirgesinin süresinde verilmemesi ile özlük dosyasının eksik tutulmasıdır.
Parasal sonuç yalnızca ceza ile sınırlı kalmaz. Sigorta primi teşvik ve desteklerinden yararlanma, kural olarak prim borcunun bulunmamasına ve kayıt dışı çalışan tespit edilmemesine bağlıdır. Bu koşulların kaybı, yararlanılan desteklerin geriye dönük iptali ve gecikme zammıyla birlikte tahsili sonucunu doğurabilir.
Süreç nasıl işler
Çalışma, bir defalık inceleme değil dönemsel biçimde tekrarlanan bir izleme düzeni olarak kurulur:
- işyeri dosyalarının, çalışan listesinin ve sözleşme türlerinin envanterinin çıkarılması,
- tescil, bildirge ve beyanname kayıtlarının mevzuatta öngörülen sürelerle karşılaştırılması,
- fazla çalışma ve izin kayıtlarının bordro verileriyle karşılaştırılması,
- eksik veya hatalı bildirimlerin tespiti ile düzeltme yolunun ve sonuçlarının değerlendirilmesi,
- iş sağlığı ve güvenliği yükümlülük düzeyinin belirlenmesi ve eğitim takviminin izlenmesi,
- alt işveren ilişkisi varsa sözleşme, dosya ve sorumluluk çerçevesinin gözden geçirilmesi,
- aylık bildirim ve ödeme takviminin sorumlularıyla birlikte yazılı hâle getirilmesi,
- denetim veya şikâyet hâlinde ibraz edilecek belge setinin hazırlanması.
Asgari ücret, prime esas kazanç sınırları ve teşvik koşullarındaki güncellemelerin dönem başlarında gözden geçirilmesi bu düzenin sürekliliğini sağlar.
Gerekli belgeler
- işyeri bildirgesi, işyeri sicil numarası ve varsa alt işverenlik sözleşmeleri,
- çalışan listesi ile iş sözleşmeleri ve ek protokoller,
- sigortalı işe giriş ve işten ayrılış bildirgeleri,
- ücret bordroları, ücret hesap pusulaları ve banka ödeme kayıtları,
- puantaj, giriş–çıkış ve fazla çalışma kayıtları,
- yıllık izin defteri veya imzalı izin talep formları,
- eksik gün bildirim belgeleri ile istirahat ve ücretsiz izin kayıtları,
- iş sağlığı ve güvenliği risk değerlendirmesi, eğitim ve sağlık muayenesi kayıtları,
- varsa yabancı çalışanlara ilişkin çalışma izni belgeleri.
Belgelerin dönem sırasına göre iletilmesi karşılaştırmalı incelemeyi kolaylaştırır.
Bilgi almak için
Sosyal güvenlik ve iş mevzuatı yükümlülüklerinin kapsamına ilişkin bilgilendirme talepleri için iletişim sayfasındaki kanallardan büroya ulaşılabilir.