SGK işe giriş ve işten çıkış bildirimleri

Sigortalı işe giriş ve işten ayrılış bildirimleri, 5510 sayılı Kanun'un işverene yüklediği yükümlülüklerin başında gelir; bildirimin yapılıp yapılmaması kadar hangi tarihte, hangi neden koduyla ve hangi eksik gün gerekçesiyle yapıldığı da hukuki sonuç doğurur. Aşağıda işe giriş bildirgesinin verilme kuralı ve istisnaları, e-Bildirge üzerinden yürüyen akış, çıkış kodu seçimi, eksik gün bildirimi ve gecikmenin yaptırımları uygulama sırasıyla ele alınmaktadır.

Bildirim yükümlülüğünün hukuki çerçevesi

Hizmet akdiyle çalıştırılan sigortalılar, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu bakımından 4/a kapsamındadır. Kanun'un 8. maddesi sigortalının işe girişinin, 9. maddesi sigortalılığın sona ermesinin Kuruma bildirilmesini düzenler; 11. madde işyerinin tescili için işyeri bildirgesi verilmesini öngörür. 86. madde işverenin prim belgelerini verme ve kayıtları saklama yükümlülüğünü, 102. madde ise bu yükümlülüklere aykırılığın idari para cezası yaptırımını düzenler.

Bildirim yükümlülüğü yalnızca sosyal güvenlik mevzuatını ilgilendirmez. İş ilişkisinin kurulması ve sona ermesi 4857 sayılı İş Kanunu ile 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu hükümlerine tabidir; işten ayrılış bildirgesindeki neden kodu ise 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu kapsamındaki işsizlik ödeneği hakkını doğrudan etkiler. Dolayısıyla tek bir bildirim, üç ayrı mevzuat alanında sonuç üretir.

Yükümlülüğün muhatabı işverendir. Bildirimlerin meslek mensubu aracılığıyla yapılıyor olması, 3568 sayılı Kanun kapsamındaki sözleşme ilişkisi çerçevesinde muhasebe ve bildirim hizmetinin yürütülmesi anlamına gelir; Kuruma karşı sorumluluk işveren üzerinde kalmaya devam eder. Uyuşmazlığın yargı aşaması ile taraf temsili ise meslek mensubunun yetki alanı dışındadır. Bu nedenle işe başlama ve fesih bilgilerinin işverence zamanında ve doğru şekilde iletilmesi, sürecin belirleyici halkasıdır.

Sigortalı işe giriş bildirgesi: kural ve istisnalar

Genel kural, sigortalının çalışmaya başlamasından önce işe giriş bildirgesinin Kuruma verilmesidir. Bu kural sigortasız çalıştırmayı önlemeye yönelik olduğundan uygulamada katı yorumlanır; işe başlama tarihi ile bildirim tarihi arasındaki uyumsuzluk, denetimlerde ilk bakılan hususlardandır.

Kanun bazı hâller için ayrık düzenleme getirmiştir. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde çalıştırılacak sigortalılar, ilk defa tescil edilen bir işyerinde çalıştırılmaya başlanan sigortalılar, kamu idarelerince istihdam edilenler ile yurt dışına sefer yapan araçlarda sefer sırasında işe alınanlar bakımından bildirim, yürürlükteki mevzuatta belirlenen süreler içinde de yapılabilir. İstisnanın kapsamı dar yorumlandığından, işyerinin faaliyet kodu ile fiilî işin örtüşüp örtüşmediği önem taşır.

Bildirgede yer alan bilgiler yalnızca şekli veri değildir. Sigortalının kimlik bilgileri, işe başlama tarihi, sigortalılık türü, işyerinin sicil numarası ve meslek kodu; teşvik uygulamalarından iş kazası incelemelerine kadar birçok süreçte esas alınır. Meslek kodunun fiilen yapılan işle uyumsuz bildirilmesi de başlı başına bir idari para cezası konusudur.

Bildirimler nereden ve nasıl yapılır?

Sigortalı çalıştırmaya başlayan işveren, önce işyeri bildirgesi ile işyerini tescil ettirir ve işyeri sicil numarasını alır. Tescilin ardından e-Bildirge kullanıcı adı ve şifresi temin edilir; bildirimler bu kanal üzerinden yapılır. İşveren, e-Devlet ve e-SGK üzerinden tescil, sigortalı listesi ve borç durumu sorgulamalarını da yürütebilir.

Aylık prim ve hizmet belgesi ile muhtasar beyannamenin birleştirilmesinden sonra gün ve kazanç bildirimleri, Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi ile GİB sistemleri üzerinden verilmektedir. Buna karşılık işe giriş ve işten ayrılış bildirgeleri ayrı bir akıştır ve aylık beyanname döneminden bağımsız olarak kendi süresi içinde verilir. Uygulamada sık karşılaşılan hatalardan biri, çıkış bildirgesinin aylık beyanname ile birlikte verileceği varsayımıdır.

İşten ayrılış bildirgesi ve işsizlik sigortası bağlantısı

Sigortalılık, hizmet akdinin sona erdiği tarih itibarıyla biter. Bildirgede yazılacak çıkış tarihi, sigortalının fiilen çalıştığı son gündür; ihbar süresinin kullandırıldığı hâllerde bu sürenin sonu, ihbar tazminatı ödenen hâllerde ise fesih tarihi esas alınır. Tarihin bir gün kaydırılması, ay içindeki prim gün sayısını ve eksik gün bildirimini de değiştirdiğinden zincirleme hatalara yol açar.

İşten ayrılış bildirgesi, işsizlik ödeneği başvurusunda esas alınan temel belgedir. İşveren bildirgeyi Kuruma verdiğinde, işsizlik sigortası bakımından ayrıca bir bildirim yapılması aranmamakta; başvuru İŞKUR nezdinde bu kayıt üzerinden değerlendirilmektedir. Bildirimin geç yapılması, sigortalının ödenek başvurusunu geciktirdiği gibi işveren aleyhine talep doğmasına da zemin hazırlar.

Fesih sürecinde sosyal güvenlik bildirimi dışında iş hukuku yükümlülükleri de vardır. 4857 sayılı Kanun'un 28. maddesi uyarınca işçiye çalışma belgesi verilmesi, fesih bildiriminin yazılı yapılması ve kıdem tazminatı bakımından 1475 sayılı Kanun'un 14. maddesindeki koşulların değerlendirilmesi bu sürecin parçasıdır.

Çıkış kodu seçimi neden belirleyicidir?

İşten ayrılış bildirgesinde sigortalılığın sona erme nedeni, SGK'nın yayımladığı kod listesine göre seçilir. Liste zaman içinde güncellendiğinden, seçim yapılırken Kurumun yürürlükteki listesine bakılması gerekir. Kod istatistiksel bir veri olmakla kalmaz: işsizlik ödeneğine hak kazanılıp kazanılmadığı, bazı teşviklerden yararlanma imkânı ve uyuşmazlık hâlinde tarafların iddialarıyla uyum, bu koda göre değerlendirilir.

Kod ile fesih evrakı arasındaki çelişki, iş mahkemelerinde işveren aleyhine yorumlanabilmektedir. İstifa dilekçesi bulunmadığı hâlde istifayı ifade eden bir kodun seçilmesi ya da 4857 sayılı Kanun'un 25. maddesinin ikinci fıkrasına dayanan bir fesihte bu niteliği taşımayan bir kodun bildirilmesi, sonradan düzeltilse dahi kayıtlarda iz bırakır. Yargıtay uygulamasında istifa iradesinin açık biçimde ortaya konulması arandığından, kod fesih kararı verilirken dosyadaki belgelerle birlikte belirlenmelidir.

Eksik gün bildirimi ve nedenleri

Prim gün sayısı hesabında ay, 5510 sayılı Kanun'daki esasa göre otuz gün üzerinden değerlendirilir. Sigortalının ay içinde tam çalışmaması hâlinde, bildirilen prim gün sayısının yanında eksik günün nedeni de kodlanarak bildirilir. Eksik gün nedeni, denetimlerde ilk sorulan bilgilerdendir.

Uygulamada sık karşılaşılan eksik gün nedenleri şunlardır:

• istirahat raporu nedeniyle çalışılmayan günler,
• ücretsiz izin ve aylıksız izin hâlleri,
• disiplin cezası uygulanan süreler,
• gözaltına alınma veya tutukluluk,
• kısmi süreli ya da çağrı üzerine çalışma,
• puantaj kayıtlarına göre çalışılmayan günler,
• devamsızlık,
• ay içinde işe giriş veya işten çıkış nedeniyle tam ay çalışılmaması.

Eksik gün nedeninin gerçeğe uygun seçilmesi, sonraki süreçler bakımından belirleyicidir. Örneğin ücretsiz izin olarak bildirilen bir dönem, sigortalının o süredeki genel sağlık sigortası durumunu ve hizmet süresini etkiler; puantaj kaydına dayandırılan bir bildirimde ise kayıtların işyerinde bulunması beklenir. İstirahatli günlerde ise raporun sisteme işlenmesi ile eksik gün bildiriminin birbirini doğrulaması, geçici iş göremezlik ödeneğinin gecikmemesi bakımından önem taşır.

Eksik gün belgeleri ve saklama yükümlülüğü

Eksik gün nedenlerini kanıtlayan belgelerin bir kısmının Kuruma gönderilmesi zorunluluğu, yapılan düzenlemelerle önemli ölçüde kaldırılmış; bu belgelerin işveren nezdinde saklanması ve denetim hâlinde ibraz edilmesi esası benimsenmiştir. Yükümlülüğün kapsamı zaman içinde değiştiğinden, yürürlükteki düzenlemenin kontrol edilmesi gerekir.

Belgelerin gönderilmemesi, tutulmayacağı anlamına gelmez. Ücretsiz izin talep dilekçeleri, puantaj cetvelleri, devamsızlık tutanakları ve istirahat raporlarının işyeri dosyasında düzenli biçimde bulunması, hem SGK denetimlerinde hem de iş uyuşmazlıklarında ispat yükünü karşılayan unsurdur. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 5510 sayılı Kanun'daki saklama süreleri birlikte gözetilmelidir.

Geç veya hatalı bildirimin sonuçları

Süresi dışında yapılan bildirimlerin ilk sonucu, 5510 sayılı Kanun'un 102. maddesi uyarınca idari para cezasıdır. Ceza tutarları asgari ücret esas alınarak hesaplandığından, yürürlükteki mevzuatta belirlenen ölçüye göre değişir. Kanun; bildirgenin yasal süresi geçtikten sonra işverence kendiliğinden verilmesi ile Kurumca denetim veya diğer kurum kayıtlarından tespit edilmesi hâllerini farklı sonuçlara bağlamıştır. Ayrıca idari para cezalarının süresinde ve itiraz edilmeksizin ödenmesi hâlinde, mevzuatta öngörülen koşullarla indirimli ödeme imkânı bulunmaktadır.

İkinci ve çoğu zaman daha ağır sonuç, teşvik kaybıdır. Sigorta primi teşviklerinden yararlanmanın ortak koşulları arasında bildirimlerin yasal süresi içinde yapılmış olması ve Kuruma muaccel borç bulunmaması yer alır. Tek bir geç bildirim, ilgili aya ilişkin teşvikin kaybına ve daha önce yararlanılan tutarların gecikme cezası ve gecikme zammıyla birlikte 6183 sayılı Kanun hükümlerine göre takibine yol açabilir.

Üçüncü sonuç ispat alanındadır. Bildirimi yapılmamış bir çalışanın iş kazası geçirmesi hâlinde Kurumun rücu talepleri gündeme gelir. Sigortalı ise bildirilmeyen hizmetleri için iş mahkemesinde hizmet tespiti yoluna başvurabilir; bu tür uyuşmazlıklarda işe giriş bildirgesi, ücret bordroları ve işyeri kayıtları esas alınır.

Uygulamada tekrar eden hatalar

Bildirim süreçlerinde karşılaşılan aksaklıkların çoğu mevzuatın yorumundan değil, iş akışının kurgusundan kaynaklanır. Aşağıdaki başlıklar, aylık kontrol listesine alınmaya değer niteliktedir:

1. İşe başlatma kararının, bildirge verilmeden önce uygulamaya konulması.
2. Deneme süresindeki çalışanın bildiriminin ertelenmesi; deneme süreli sözleşmede de bildirim yükümlülüğü aynıdır.
3. İşe başlamayan adayın bildirgesinin iptal edilmemesi.
4. Çıkış tarihi ile fesih evrakındaki tarihin birbirini tutmaması.
5. Çıkış kodunun, dosyadaki belgelerle çelişen bir nedene göre seçilmesi.
6. Devamsızlığa dayanan fesihte bildirge tarihinin, tutanak ve savunma istem yazılarındaki tarihlerle uyumsuz kalması.
7. Ay içinde işe giren veya çıkan sigortalı için eksik gün nedeninin bildirilmemesi.
8. İş sözleşmesinin askıda olduğu dönemlerde çıkış bildirimi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmemesi.
9. Meslek kodunun güncellenmemesi veya fiilî işten farklı bırakılması.
10. Şirket birleşmesi, nakil ya da unvan değişikliğinde işyeri tescil kayıtlarının düzeltilmemesi.
11. Bildirim onay çıktısı ve referans numarası gibi kayıtların saklanmaması.

Bu hataların ortak kaynağı, işe alma ve fesih kararının bildirim akışından ayrı ilerlemesidir. Kararı veren ile bildirimi yapan taraf arasında tek bir bilgi formu kullanılması ve ay kapanışından önce sigortalı listesinin fiilî çalışanlarla karşılaştırılması, aksaklıkların büyük bölümünü ceza aşamasına gelmeden ortadan kaldırır.

Kontrolün ikinci ayağı geçmişe dönük mutabakattır. Bildirimlerin hizmet dökümü, bordro ve özlük dosyasıyla dönemsel karşılaştırılması; teşvikten yararlanan işyerlerinde borç ve bildirim süresi koşullarının her ay gözden geçirilmesi, sonradan düzeltilmesi güç sonuçların önüne geçer.

Bursa'da işveren tarafında süreç

Bildirimler elektronik ortamda yapıldığından fiziki başvuru ihtiyacı sınırlıdır; ancak idari para cezasına itiraz, tescil düzeltmeleri, hizmet birleştirme ve denetim yazışmaları işyerinin bağlı bulunduğu sosyal güvenlik merkezi üzerinden yürür. Osmangazi'de faaliyet gösteren bir işyeri için bu birim, Bursa Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğüne bağlı ilgili sosyal güvenlik merkezidir; şirket kuruluşu ve unvan değişikliği işlemlerinde ise MERSİS kayıtları ile Bursa Ticaret Sicili verileri esas alınır.

İdari para cezalarına karşı, tebliğ tarihinden itibaren mevzuatta belirlenen süre içinde Kurumun ilgili ünitesindeki itiraz komisyonuna başvurulması, yargı yoluna gitmeden önce izlenmesi gereken aşamadır. İtiraz dilekçesinde bildirimin hangi tarihte ve hangi kanaldan yapıldığına ilişkin kayıtların dayanak gösterilmesi önem taşır.

Sık sorulanlar

İşe giriş bildirgesi ne zaman verilmelidir?

Kural, sigortalının çalışmaya başlamasından önce verilmesidir. İnşaat, balıkçılık ve tarım işleri ile ilk defa tescil edilen işyerlerinde çalıştırılacak sigortalılar gibi hâllerde mevzuatta ayrı süreler öngörülmüştür; bu sürelerin güncel hâli 5510 sayılı Kanun ve ilgili tebliğlerden kontrol edilmelidir.

Bildirge verildi ancak kişi işe başlamadı, ne yapılmalıdır?

İşe başlamayan sigortalı için verilen bildirgenin, yürürlükteki düzenlemede öngörülen süre içinde e-Bildirge üzerinden iptal edilmesi gerekir. İptal edilmemesi hâlinde kişi işyerinde çalışıyor görünmeye devam eder ve prim belgesi ile eksik gün bildirimleri bakımından tutarsızlık doğar.

İşten çıkış kodu sonradan değiştirilebilir mi?

Hatalı bildirilen kodun düzeltilmesi mümkündür; ancak düzeltme kayıt altına alınır ve işsizlik ödeneği ile teşvik süreçlerinde sorgu konusu olabilir. Bu nedenle kodun, fesih kararının verildiği aşamada belgelerle birlikte belirlenmesi tercih edilir.

Aynı ay içinde işe girip çıkan sigortalı için nasıl bildirim yapılır?

Hem işe giriş hem işten ayrılış bildirgesi ayrı ayrı verilir. Ay içinde tam çalışma bulunmadığından, prim gün sayısının yanında işe giriş veya çıkış nedeniyle eksik gün bildirimi de yapılır.

Bildirim yapılmamışsa sigortalı ne yapabilir?

Sigortalı, e-Devlet üzerinden hizmet dökümünü görüntüleyerek bildirimin yapılıp yapılmadığını kontrol edebilir; bildirilmeyen çalışma süreleri için Kuruma başvurabilir veya iş mahkemesinde hizmet tespiti talebinde bulunabilir. İşveren bakımından bu süreç, idari para cezası ve prim aslı ile birlikte sonuç doğurur.

Bildirimleri meslek mensubu yapıyorsa sorumluluk kimdedir?

Kuruma karşı sorumluluk işverendedir. Meslek mensubu, 3568 sayılı Kanun kapsamındaki yetki alanı içinde ve kendisine zamanında, doğru olarak iletilen bilgiler çerçevesinde bildirimi gerçekleştirir; işe başlama ve fesih bilgilerinin gecikmeksizin paylaşılması işverenin iç sürecine bağlıdır. Yargı aşamasındaki temsil ise ayrı bir meslek alanına ilişkindir.

Değerlendirme ve iletişim

İşe giriş ve işten çıkış bildirimleri, tek bir tarih ya da kod hatasının idari para cezası, teşvik kaybı ve iş uyuşmazlığı olarak geri döndüğü bir alandır; sürecin bordro, özlük dosyası ve fesih evrakıyla birlikte kurgulanması bu nedenle önemlidir. Osmangazi/Bursa'da faaliyet gösteren serbest muhasebeci mali müşavirlik büromuza ilişkin bilgiler iletişim sayfasında yer almaktadır.