Tek Düzen Hesap Planı, ticari işlemlerin aynı adlar ve aynı kodlarla kaydedilmesini sağlayarak farklı işletmelerin finansal tablolarını karşılaştırılabilir hâle getirmeyi amaçlar. Uygulamanın çerçevesi, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun verdiği yetkiye dayanılarak yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri ile çizilmiştir.
Hesap sınıflarının mantığı
Plan, bilanço ve gelir tablosu düzenini doğrudan yansıtacak biçimde sınıflara ayrılır:
- 1 – Dönen Varlıklar ve 2 – Duran Varlıklar: ayrım, kıymetin bir yıl veya normal faaliyet dönemi içinde paraya çevrilip çevrilmeyeceğine göre yapılır.
- 3 – Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar ve 4 – Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar: borçlar vade esasına göre sınıflanır.
- 5 – Özkaynaklar: sermaye, sermaye yedekleri, kâr yedekleri ve dönem sonuçları burada izlenir.
- 6 – Gelir Tablosu Hesapları ve 7 – Maliyet Hesapları: maliyetler, tebliğde öngörülen ölçütlere göre 7/A veya 7/B seçeneğiyle takip edilir.
- 8 serbest bırakılmıştır; 9 – Nazım Hesaplar ise bilanço dışı takip gerektiren işlemlere ayrılmıştır.
Kodlamanın tekdüze olmasının nedeni
Ortak kodlama, mali tabloların vergi idaresi, bankalar, bağımsız denetçiler ve işletme yönetimi tarafından aynı biçimde okunabilmesini sağlar. Bu nedenle ana hesap adları ve numaraları işletmeye göre değiştirilmez; işletmeye özgü ihtiyaç alt hesap düzeyinde karşılanır.
Tebliğ düzeni, hesapların hangi işlemlerde çalıştığını da açıkladığından, tereddüt hâlinde ana hesap açıklamalarına dönülmesi sınıflama tartışmalarını büyük ölçüde sonlandırır. Kodlamanın korunması elektronik defter ve beyanname uygulamalarında ayrıca önem taşır; tabloların kayıtlardan otomatik üretildiği ortamlarda ana hesap sapmaları doğrudan raporlama hatasına dönüşür.
Alt hesap disiplini
Alt hesap yapısı, bağlı olduğu ana hesabın niteliğini bozmayacak biçimde kurulur ve dönem boyunca tutarlı kullanılır. Cari hesap, şube, proje, döviz cinsi veya gider yeri gibi kırılımlar alt hesapta izlendiğinde mutabakat ve envanter çalışmaları kolaylaşır. Dönem başında kurgulanmayan bir yapı, yıl sonunda yeniden sınıflama yükü doğurur.
Sık karşılaşılan sınıflama hataları
Dönem sonu çalışmalarında en çok zaman alan başlıklar, çoğunlukla yıl içinde yapılan sınıflama tercihlerinden doğar:
- Ticari işlemden doğmayan alacakların ticari alacak hesaplarında izlenmesi; ortak ve ilişkili taraf hareketlerinin ayrıştırılmaması.
- Vadesi bir yılın üzerine çıkan ya da bir yılın altına inen alacak ve borçların dönem sonunda ilgili sınıfa aktarılmaması.
- Peşin ödenen giderler ile gelecek dönemlere ait gelirlerin dönemsellik hesapları yerine doğrudan sonuç hesaplarına yazılması.
- Gider ve maliyet hesapları arasındaki ayrımın gözetilmemesi; üretimle ilgisi bulunmayan harcamaların maliyet hesaplarına aktarılması.
- Yatırım aşamasındaki harcamaların, kullanıma hazır hâle gelmeden ilgili duran varlık hesabına aktarılması.