Ücret bordrosu, çalışana yapılan ödemenin hesabını gösteren ve vergi ile sosyal güvenlik yükümlülüklerinin dayanağını oluşturan bir vesikadır. Hazırlanması, ay boyunca tutulan devam, izin ve fazla çalışma kayıtlarının mevzuatta öngörülen unsurları taşıyan bir belgeye dönüştürülmesi anlamına gelir. Aşağıda bordronun içeriği, hesaplama mantığı, bildirim ve arşiv yükümlülükleri ile itiraz hâlinde izlenen yol açıklanmıştır.
Bordronun hukuki çerçevesi ve zorunlu unsurları
Bordro tek bir kanunun konusu değildir. Ücretin tanımı, ödenme biçimi ve ücret hesap pusulası verilmesi 4857 sayılı İş Kanunu'nda; sigortalılık, prime esas kazanç ve bildirim yükümlülükleri 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nda; ücretten yapılacak vergi kesintisi 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu'nda; bordronun vesika olarak taşıması gereken unsurlar ise 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nda düzenlenmiştir. Ödemenin damga vergisi yönü 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu kapsamındadır.
213 sayılı Kanun uyarınca bordroda en az şu bilgiler yer alır: işverenin adı, bordronun ilişkin olduğu ay ve sıra numarası; hizmet erbabının adı ve soyadı ile ücretin alındığına dair imzası; varsa vergi karnesinin tarih ve numarası; birim ücreti (aylık, haftalık, gündelik, saat ya da parça başına); çalışma süresi ve ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı. Belge her ay ayrı düzenlenir ve işveren ya da yetkilisi tarafından imzalanır.
Bordro aynı zamanda bir ispat aracıdır. İş ilişkisinden doğan uyuşmazlıklarda ücretin miktarı, fazla çalışma süreleri ve izin kullanımı çoğunlukla bordro kayıtları üzerinden tartışılır; bu nedenle içeriğin gerçek çalışma düzenini yansıtması biçimsel doğruluk kadar önem taşır.
Brüt ve net ücret arasındaki hesap mantığı
Hesaplama, sözleşmede brüt ücret mi net ücret mi kararlaştırıldığına göre iki yönlü kurulur. Brüt üzerinden anlaşılmışsa kesintiler düşülerek nete ulaşılır; net üzerinden anlaşılmışsa brütleştirme yapılır, yani kesintiler eklenerek karşılık gelen brüt tutar bulunur. Net anlaşmalarda vergi diliminin yıl içinde değişmesi işverenin yükünü değiştirdiğinden, bu etkinin sözleşme aşamasında dikkate alınması gerekir.
Sıra şu şekilde işler: aylık brüt kazanç belirlenir, üzerinden sosyal güvenlik primi işçi payı ile işsizlik sigortası primi işçi payı hesaplanır, kalan tutar gelir vergisi matrahını oluşturur. Gelir vergisi, 193 sayılı Kanun'un tarifeye ilişkin maddesindeki dilimler kümülatif matrah üzerinden uygulanarak bulunur. Brüt ücret damga vergisine de esas alınır; tüm kesintiler düşüldükten sonra net ödeme tutarına ulaşılır. Prim oranları ile tarife dilimleri her yıl yeniden belirlendiğinden hesaplama, ilgili dönemde yürürlükte olan tutarlar üzerinden yapılır.
Kümülatif matrah mantığı bordronun en sık gözden kaçan yönüdür. Yıl içinde biriken matrah üst dilime geçtiğinde brüt ücret değişmese bile net ödeme azalır; bu durum çoğu zaman hatalı hesap olarak algılanır. Yıl içinde işe girenlerde önceki işverenden gelen kümülatif matrahın dikkate alınıp alınmayacağı ayrıca değerlendirilir.
Ücretlerde uygulanan gelir vergisi istisnası
Asgari geçim indirimi uygulaması yürürlükten kaldırılmış; yerine, ücretin asgari ücrete isabet eden kısmının gelir vergisinden ve damga vergisinden istisna tutulması esası getirilmiştir. İstisna, çalışanın medeni durumuna ve çocuk sayısına bağlı olmaksızın bütün ücretliler için aynı biçimde uygulanır; bu nedenle eski uygulamadaki bildirim formu da işlevini yitirmiştir.
İstisna tutarı, ilgili dönemde geçerli asgari ücret üzerinden hesaplanan vergi kadardır ve bordroda ayrı satırlarda gösterilir. Hesaplanan verginin, istisna tutarının ve kesilen net verginin ayrı ayrı görünmesi hem bildirimlerle uyumu hem de çalışana yapılacak açıklamayı kolaylaştırır.
Birden fazla işverenden ücret alan çalışanlarda istisnanın yalnızca bir işveren nezdinde uygulanması gerekir; bu tercihin çalışan tarafından yazılı olarak bildirilmesi istenir. Bildirim alınmadan yapılan çift uygulama sonradan düzeltme ve ek tarhiyat konusu olur. Birden fazla işverenden alınan ücretlerin mevzuatta belirlenen sınırları aşması hâlinde ise çalışanın yıllık beyanname verme yükümlülüğü doğabilir; bu değerlendirme bordro düzeninden ayrı yapılır.
Prime esas kazanç, eksik gün ve aylık bildirimler
Prime esas kazancın kapsamı 5510 sayılı Kanun'un ilgili maddesinde tanımlanmıştır. Ücretin yanı sıra prim, ikramiye ve bu nitelikteki her türlü istihkak kazanca dâhildir; ölüm, doğum ve evlenme yardımları, görev yollukları, kıdem ve ihbar tazminatı gibi ödemeler ise dâhil edilmez. Yemek, çocuk ve aile yardımı gibi kalemler mevzuatta belirlenen sınırlar içinde istisna kapsamındadır.
Kazanç, ilgili yılda belirlenen günlük alt ve üst sınırlar arasında dikkate alınır. Üst sınırı aşan kısım üzerinden prim hesaplanmaz; alt sınırın altında kalan hâllerde eksik gün nedeni ile birlikte değerlendirme yapılır. Prim oranları, işveren hissesine uygulanan indirimler ve teşvikler yürürlükteki düzenlemelere göre belirlenir. Teşviklerden yararlanma, bildirimlerin süresinde yapılmış olmasına ve Kuruma borç bulunmamasına bağlıdır.
Bir çalışanın ay içinde tam gün üzerinden bildirilmediği hâllerde, eksik günün nedeni mevzuatta belirlenen kodlar arasından seçilerek bildirilir. İstirahat, ücretsiz izin, kısmi süreli çalışma, ay içinde işe giriş veya çıkış, devamsızlık ve puantaj kayıtlarına dayanan diğer hâller farklı kodlara karşılık gelir; kod seçiminin dayanağını oluşturan belgelerin işyerinde saklanması ve istendiğinde ibraz edilebilmesi gerekir. İş göremezlik raporu bulunan günlerde işverenin ödeme yükümlülüğü ile Kurumca ödenen geçici iş göremezlik ödeneğinin ayrımı da bordroda gösterilir.
Ücrete ilişkin vergi bilgileri ile prim ve hizmet bilgileri Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi ile bildirilir. Bildirimin mevzuatta öngörülen süre içinde verilmemesi ya da eksik verilmesi, 5510 sayılı Kanun'un idari para cezalarına ilişkin maddesi kapsamında sonuç doğurur ve teşvik haklarını etkileyebilir.
Fazla çalışma, izin ve ek ödemeler
Fazla çalışma ile fazla sürelerle çalışma, 4857 sayılı Kanun'da zamlı ücret ödenmesini gerektiren ayrı kavramlardır; hangisinin söz konusu olduğu işyerinde uygulanan haftalık çalışma süresine ve sözleşmeye göre belirlenir. Kanunda fazla çalışma için yıllık üst sınır ile çalışanın onayının alınmasına ilişkin kurallar yer alır. Ücret yerine serbest zaman kullandırılması tercih edilmişse bunun da kayıt altına alınması gerekir.
Yıllık ücretli izin süreleri hizmet süresine göre kanunda belirlenmiştir. İzin kullanımının izin defterine ya da eş değer bir kayda işlenmesi, izin ücretinin ilgili dönem bordrosunda gösterilmesi gerekir. İş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmayan izin süreleri son ücret üzerinden hesaplanarak ödenir; fesihten sonra ödenen bu tutar Kurum uygulamasında prime esas kazanca dâhil edilmezken gelir vergisi ve damga vergisi kesintisine tabi tutulur.
Prim, ikramiye ve benzeri ek ödemeler kural olarak ödendikleri ayın bordrosunda gösterilir; ödemenin prime esas kazanç üst sınırını aşması hâlinde aşan kısmın izleyen aylara aktarılmasına ilişkin kurallar gözetilir. Yol ve yemek bedelinin nakit mi ayni mi verildiği hem prim hem vergi yönünden farklı sonuç doğurduğundan, uygulama biçiminin bordro düzeniyle uyumlu olması gerekir.
Ücret hesap pusulası, arşiv ve itirazlar
4857 sayılı Kanun, işverenin çalışana ücret hesabını gösteren imzalı ve işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermesini öngörür. Pusulada ödemenin günü, ilişkin olduğu dönem, fazla çalışma, hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil ücretleri gibi kalemler ve kesintilerin nedenleri ayrı ayrı gösterilir. Uygulamada bordro ile pusulanın içerik bakımından birbirini karşılaması aranır; pusulada bulunması gereken kalemlerin gösterilmemesi, ödemenin ayrıntısının ispatını güçleştirir.
Yönetmelikte belirlenen sayıda çalışan istihdam eden işyerlerinde ücretin banka aracılığıyla ödenmesi zorunludur. Banka dekontları ile bordro tutarlarının birbirini karşılaması ödemenin ispatı bakımından belirleyicidir; elden yapılan ödemelerde ispat yükü işverende kalır.
Bordroların ve dayanak belgelerinin saklanmasında 213 sayılı Kanun, 5510 sayılı Kanun ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu farklı süreler öngörür; uygulamada en uzun süre esas alınarak arşiv düzeni kurulur. Elektronik ortamda tutulan kayıtlarda belgenin sonradan değiştirilmediğini gösterecek biçimde saklama yapılması dosyanın bütünlüğünü korur.
Çalışanın bordroyu kayıtsız biçimde imzalaması, iş yargısı uygulamasında kural olarak içeriğin kabulü sayılır; bu nedenle itirazın imza sırasında ihtirazi kayıt düşülerek yazılı biçimde bildirilmesi önem taşır. İtirazlar çoğunlukla fazla çalışma sürelerine, hafta tatili ve genel tatil ücretlerine, prim hesabına ya da izin bakiyesine ilişkin olur. İtirazın yerinde bulunması hâlinde düzeltme yalnızca bordroda yapılmaz; aynı döneme ilişkin bildirimlerin de düzeltilmesi, gerektiğinde ek veya iptal nitelikli belge verilmesi ve düzeltme beyannamesi düzenlenmesi gerekir. Uyuşmazlığın arabuluculuğa ya da yargıya taşındığı hâllerde taraf temsili avukatlık mesleğinin konusudur; meslek mensubunun çalışması, kayıt ve hesapların hazırlanması ile açıklanmasıyla sınırlıdır.
Süreç nasıl işler
Bordro çalışması ay içinde başlayan ve izleyen ayın bildirim döneminde tamamlanan bir döngüdür:
- İşe alımda kimlik, öğrenim ve varsa teşvike esas belgeler alınır; işe giriş bildirgesi mevzuatta öngörülen süre içinde verilir.
- Ay boyunca devam çizelgesi, izin talepleri, istirahat raporları ve fazla çalışma onayları kayıt altına alınır.
- Ay sonunda puantaj tablosu ile ek ödeme ve kesinti bilgileri büroya iletilir.
- Brüt ve net tutarlar, kesintiler ve istisna satırları hesaplanarak bordro ile ücret hesap pusulası düzenlenir.
- Kontrol edilen bordro imzalanır, ödeme banka üzerinden yapılır ve dekontlar dosyalanır.
- Prim ve vergi bildirimleri süresinde verilir; tahakkuk eden tutarlar ödeme takvimine bağlanır.
- İşten ayrılışlarda çıkış bildirgesi, ihbar ve kıdem hesapları ile son dönem bordrosu birlikte değerlendirilir.
Gerekli belgeler
İşyerinden istenen bilgi ve belgeler genel olarak şunlardır:
- Çalışanın kimlik bilgileri, iş sözleşmesi ve varsa görev tanımı
- Öğrenim durumu, engellilik ve teşvike esas belgeler ile İŞKUR kayıtları
- Aylık puantaj veya devam çizelgesi, izin formları ve istirahat raporları
- Fazla çalışma onayları ile süre kayıtları
- Prim, ikramiye ve benzeri ek ödemelere ilişkin işveren talimatı
- Yol ve yemek uygulamasının biçimini gösteren belgeler
- Yıl içinde işe girenlerde önceki işverenden alınan kümülatif matrah bilgisi
- İcra, nafaka ve benzeri kesintilere ilişkin resmî yazılar
- Çıkışlarda ayrılış nedeni, ihbar süresi ve kullanılmayan izin bilgileri
Bilgi almak için
Bordro ve bildirim süreçlerinin işyerinizdeki çalışma düzenine göre nasıl yürütüldüğüne ilişkin bilgilendirme talebinizi iletişim sayfasından iletebilirsiniz; konunun genel çerçevesi bordro ve SGK bildirimleri başlıklı bilgilendirme yazısında da ele alınmıştır.