Bir çalışanın işe alınması ve iş ilişkisinin sona ermesi, birden çok kurumu ilgilendiren ve sıkı sürelere bağlanmış bildirimler doğurur. Bu çalışma; işyerinin tescilinden sigortalı işe giriş bildirgesine, iş sözleşmesinin kurulmasından işten ayrılış bildirgesi ve çıkış kodunun belirlenmesine kadar uzanan işlemlerin mevzuatta öngörülen süre ve biçimde yürütülmesini kapsar. Süreler ve tutarlar mevzuat değişikliklerine bağlı olduğundan aşağıda sayısal değer yerine ilgili kanunlara atıf yapılmıştır.
İşyeri tescili ve sicil numarası
Sigortalı çalıştırmaya başlamadan önce işyerinin Sosyal Güvenlik Kurumu nezdinde tescil edilmiş olması gerekir. 5510 sayılı Kanun'un 11. maddesi uyarınca işveren, işyeri bildirgesini en geç sigortalı çalıştırmaya başladığı tarihte Kuruma vermekle yükümlüdür. Şirket kuruluşlarında ticaret sicili müdürlüklerince MERSİS üzerinden yapılan bildirim, kanunda belirtilen koşullarla işyeri bildirgesi yerine geçer.
Tescilin ardından işyerine bir sicil numarası verilir; bu numara işkolu kodu, ünite bilgisi ve sıra numarası gibi bölümlerden oluşur ve sonraki tüm bildirimlerin dayanağıdır. Faaliyet konusu değiştiğinde işkolu kodunun güncellenmesi gerekir. Bu kod, işyerinin tehlike sınıfı ile buna bağlı iş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri ve bazı destek uygulamaları bakımından belirleyicidir.
Aynı işverenin farklı adreslerdeki işyerleri için ayrı dosya açılır; işyerinin başka bir ile nakli, devri veya kapanması da ayrıca bildirilir. Asıl işveren ile alt işveren ilişkisinde alt işveren, asıl işverenin dosyası altında ayrı numarayla tescil edilir ve bildirimlerini bu numara üzerinden yapar.
İşe başlatmadan önce tamamlanan yükümlülükler
Sigortalı bildirimi tek başına yeterli değildir; işe başlatmadan önce iş sağlığı ve güvenliği ile özlük düzenine ilişkin adımların da tamamlanmış olması beklenir. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında işe giriş sağlık gözetimi ve işe başlamadan önce verilmesi gereken eğitim, işin tehlike sınıfına göre değişen zorunluluklardır.
4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi uyarınca her çalışan için özlük dosyası düzenlenir; kimlik bilgileri, sözleşme, öğrenim ve sağlık belgeleri ile iş ilişkisi süresince düzenlenen belgeler bu dosyada saklanır. Kişisel verilerin işlenmesi bakımından 6698 sayılı Kanun kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü ayrıca değerlendirilir.
Yabancı uyruklu çalışan istihdam edilecekse, 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu çerçevesinde çalışma izni alınmadan işe başlatma söz konusu olmaz; sigortalı bildirimi iznin başlangıç tarihi esas alınarak yapılır. Genç işçi ve çocuk çalıştırmaya ilişkin sınırlar, ağır ve tehlikeli işlerde aranan koşullar ile 4857 sayılı Kanun'un 30. maddesindeki engelli çalıştırma yükümlülüğü bulunan işyerlerinde açık kontenjanın İŞKUR'a bildirilmesi de işe alım öncesinde kontrol edilen konular arasındadır.
Sigortalı işe giriş bildirgesi
5510 sayılı Kanun'un 8. maddesine göre işveren, sigortalı sayılan kişileri sigortalılık başlangıç tarihinden önce sigortalı işe giriş bildirgesiyle Kuruma bildirmekle yükümlüdür. Uygulamadaki temel kural budur: bildirim, çalışmanın fiilen başladığı andan önce yapılmış olmalıdır.
Kanun sınırlı sayıda istisna öngörür. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde işe başlatılacak sigortalılar için bildirim en geç çalıştırılmaya başlanan gün yapılabilir. İlk defa işyeri bildirgesi verilen işyerlerinde, ilk sigortalı çalıştırılmaya başlanan tarihten itibaren kanunda tanınan süre içinde işe alınanlar ile yabancı ülkelere sefer yapan ulaştırma araçlarına sefer sırasında alınanlar için de ayrı süreler tanımlanmıştır.
Bildirimin süresinde yapılmaması, 5510 sayılı Kanun'un 102. maddesi kapsamında idari para cezası doğurur ve teşviklerden yararlanma koşullarını da etkiler. Bildirgede yer alan işe giriş tarihi; sonraki bordro, kıdem ve izin hesaplarının başlangıç noktası olduğundan sözleşmedeki tarihle birebir aynı olmalıdır.
İş sözleşmesi türleri ve deneme süresi
İş ilişkisinin türü, tarafların hak ve yükümlülüklerini olduğu kadar sona erme sonuçlarını da belirler. 4857 sayılı Kanun; belirsiz süreli ve belirli süreli, tam süreli ve kısmi süreli, çağrı üzerine çalışma ile uzaktan çalışma sözleşmelerini düzenler. Belirli süreli sözleşme, esaslı bir neden bulunmadıkça üst üste yapılamaz; aksi hâlde baştan itibaren belirsiz süreli sayılması gündeme gelir.
Kanunda belirtilen süreyi aşan iş sözleşmelerinin yazılı yapılması, 4857 sayılı Kanun'un 8. maddesinde zorunlu tutulmuştur. Yazılı sözleşme bulunmayan hâllerde işveren, çalışma koşullarını gösteren belgeyi kanunda öngörülen süre içinde işçiye vermekle yükümlüdür. Uzaktan çalışma ve kısmi süreli çalışmada, çalışma süresinin ve çalışmanın yapılacağı yerin sözleşmede açıkça belirlenmesi beklenir.
Deneme süresi taraflarca kararlaştırılabilir; süresi 4857 sayılı Kanun'un 15. maddesinde öngörülen üst sınırı aşamaz ve toplu iş sözleşmesiyle bu sınır farklı belirlenebilir. Deneme süresi içinde taraflar sözleşmeyi bildirim süresine gerek olmaksızın ve tazminatsız feshedebilir; buna karşılık çalışılan günlerin ücreti ödenir ve sigorta bildirimi eksiksiz yapılır. Deneme süresinin, sigortalı işe giriş bildirgesini erteleyen bir yönü bulunmaz.
İşten ayrılış bildirgesi ve çıkış kodları
Sigortalılığı sona erenler, 5510 sayılı Kanun'un 9. maddesinde öngörülen süre içinde sigortalı işten ayrılış bildirgesiyle Kuruma bildirilir. Bildirgede ayrılış tarihi, ayrılış nedeni ve meslek kodu yer alır; son aya ilişkin gün sayısı ve kazanç bilgisi ise aylık beyanname ile bildirilir.
İşten ayrılış nedeni, Kurumun belirlediği kodlarla bildirilir. Kod seçimi biçimsel bir işlem değildir: işçinin işsizlik ödeneğine hak kazanıp kazanmayacağı, kıdem ve ihbar tazminatı talebinin dayanağı ile işverenin fesihteki konumu bu kod üzerinden okunur. Sık kullanılan ayrılış nedenleri arasında istifa, belirli süreli sözleşmenin süresinin dolması, işveren tarafından haklı nedene dayanmayan fesih, ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılık nedeniyle fesih, emeklilik, askerlik, işyerinin kapanması ve ölüm sayılabilir.
4904 sayılı Türkiye İş Kurumu Kanunu, özel sektör işverenlerine işe aldıkları ve iş sözleşmesi sona eren kişileri Kuruma bildirme yükümlülüğü getirir; aynı düzenleme uyarınca SGK'ya yapılan işe giriş ve işten ayrılış bildirimleri İŞKUR'a da yapılmış sayıldığından uygulamada ayrıca bir bildirim genellikle aranmaz. Buna karşılık 4857 sayılı Kanun'un 29. maddesi kapsamındaki toplu işçi çıkarmalarda, kanunda belirtilen süre önce ve yazılı olarak bildirim yapılması yükümlülüğü bağımsız biçimde sürer. İşsizlik ödeneği başvurularında da ayrılış nedeninin doğru kodlanmış olması belirleyicidir.
Gerçek durumla uyuşmayan kod bildirimi, sonradan hem işçi hem de kurumlar yönünden uyuşmazlık doğurur. Kodun düzeltilmesi mümkün olmakla birlikte, düzeltme talebi gerekçe ve belge sunulmasını gerektirir. Bu nedenle fesih kararı ile bildirge arasındaki tutarlılık, çıkış işlemlerinin en kritik noktasıdır.
Fesih sürecinde düzenlenen belgeler ve hesaplamalar
Fesih, türüne göre farklı belgeler doğurur. Süreli fesihte 4857 sayılı Kanun'un 17. maddesindeki bildirim süreleri kıdeme göre belirlenir; bu sürelere uyulmadığında ihbar tazminatı gündeme gelir. İşçinin davranışı veya verimi nedeniyle yapılan fesihlerde savunma alınması, haklı nedene dayanan fesihlerde ise kanunda öngörülen hak düşürücü süreye uyulması aranır.
Kıdem tazminatı, 1475 sayılı Kanun'un yürürlükte bırakılan 14. maddesi çerçevesinde hesaplanır; hesaplamada kıdem süresi, giydirilmiş brüt ücret ve ilgili dönem için belirlenen tavan tutarı dikkate alınır. Kullanılmayan yıllık izin süreleri, iş sözleşmesinin sona erdiği tarihteki ücret üzerinden ödenir. Son ücret bordrosu, bu alacak kalemlerinin tamamını gösterecek biçimde düzenlenir.
Çalışma belgesinin düzenlenmesi ile varsa ödeme belgelerinin usulüne uygun hazırlanması sürecin tamamlayıcı adımlarıdır. Bireysel iş uyuşmazlıklarında 7036 sayılı Kanun uyarınca dava açılmadan önce arabuluculuğa başvurulması dava şartıdır; uyuşmazlık hâline gelen konularda hukuki temsil ve dava takibi 3568 sayılı Kanun kapsamındaki meslek mensubunun görev alanı dışında kalır, bu aşamada yürütülen çalışma bordro ve kayıt bilgilerinin derlenmesiyle sınırlıdır.
Süreç nasıl işler
İşe alım ve çıkış işlemleri süreye bağlı bildirimler içerdiğinden belirli bir belge akışı içinde yürütülür. Uygulanan akış genel olarak şöyledir:
- İşe alınacak kişinin kimlik, öğrenim ve varsa çalışma izni bilgileri toplanır.
- Sözleşme türü, çalışma süresi, ücret ve varsa deneme süresi kararlaştırılır.
- Sigortalı işe giriş bildirgesi, çalışma fiilen başlamadan önce elektronik ortamda verilir.
- Sözleşme imzalanır, özlük dosyası açılır; sağlık raporu ve eğitim kayıtları dosyaya eklenir.
- Çalışan bordro sistemine tanımlanır, teşvik yönünden uygunluk sorgulanır.
- Çıkış hâlinde fesih türü belirlenir; bildirim süresi ve gerekçe belgelenir.
- Kıdem, ihbar ve izin alacakları hesaplanır, son bordro düzenlenir.
- İşten ayrılış bildirgesi doğru çıkış koduyla süresinde verilir, çalışma belgesi teslim edilir.
Gerekli belgeler
İşlemlerin yürütülebilmesi için işverenden şu bilgi ve belgeler istenir:
- Çalışanın kimlik bilgileri ve kimlik belgesi örneği
- Öğrenim durumunu ve meslek kodunu belirleyen belgeler
- Yabancı çalışanlar için çalışma izni belgesi
- Sözleşme türü, ücret, çalışma süresi ve varsa deneme süresi bilgisi
- İşe giriş sağlık raporu ile iş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları
- Ücret ödemelerinin yapılacağı banka hesap bilgileri
- Engelli, eski hükümlü veya teşvike esas nitelik gösteren durumlara ilişkin belgeler
- Çıkışta fesih bildirimi, tutanak ve savunma yazısı gibi gerekçe belgeleri
- Yıllık izin kayıtları ve kullanılmamış izin süreleri
Bilgi almak için
İşe alım ve çıkış işlemlerinde uygulanacak süreler ve istenen belgeler, işin niteliğine ve sözleşme türüne göre farklılaşabilir. Kendi durumunuza ilişkin bilgilendirme talebinizi iletişim sayfası üzerinden iletebilirsiniz.